Flohmarkt organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Flohmarkt steht und fällt mit klaren Abläufen: Erst sicherst du Datum und Ort, dann regelst du Genehmigungen, Anmeldungen und Standverteilung. Später folgen Lageplan, Teilnehmerinformationen, Schilder und die Versorgung vor Ort. Plane nicht nur die Verkaufsflächen, sondern auch Wechselgeld, Kartenzahlung, Strom, Beleuchtung und einen Kaffee- und Teepunkt ein. Diese Checkliste führt dich durch die 63 Aufgaben und 49 benötigten Dinge – von der ersten Zusage bis zum Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anzeige schalten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Standnummern zuweisen
Teilnehmerinformationen versenden
Preisliste vorbereiten
2 Personen
Kartenzahlung und Wechselgeld regeln
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Schilder und Pfeile machen
2 Personen
Taschen mit Standnummern füllen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Marktstände und Tische aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Verkaufsstände nummerieren
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
4 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung einschalten
Verkäufer über die Schließung informieren
2 Personen
Verkäufer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Tische und Stände abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Verkaufsstellen abrechnen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 6
KlapphockerAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Geldautomat
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Handmikrofon

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
KuchenplattenAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServiertablettsAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ZangenAnz. 6
KühltaschenAnz. 4

Dekoration

StandtücherAnz. 12
TischdeckenAnz. 10
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 20
PreishalterAnz. 30
KlebestiftAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
SicherheitswestenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 2
GummikabelmattenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Anmeldefrist mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Flohmarkt fest. Danach kannst du Stände einteilen, Standnummern vergeben und die Teilnehmer verbindlich bestätigen.
Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vorher und verschicke ihn zusammen mit Anfahrt, Aufbauzeit, Standnummer und Verkaufsbedingungen. So kommen am Veranstaltungstag weniger Rückfragen.
Plane für jeden Verkaufsstand eine sichtbare Standnummer und zusätzliche Pfeile ab dem Eingang ein. Fülle Taschen mit den jeweiligen Nummern spätestens am Vortag, damit der Aufbau zügig beginnt.
Regle Bargeld und Kartenzahlung mindestens 3 Tage vor dem Termin. Halte pro Verkaufsstelle ausreichend Kleingeld bereit und prüfe Geldautomat, Verlängerungskabel sowie die Stromversorgung vor dem Aufbau.
Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Tee, Becher und Thermoskannen vor Öffnung bereit. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro anwesender Person und bestimme mindestens 2 Helfer für den Versorgungsbereich.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Flohmarkt anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Je nach Ort können zusätzliche Vorgaben für öffentliche Flächen, Verkauf oder Strom gelten.
Wann sollte ich die Standplätze beim Flohmarkt einteilen?: Teile die Verkaufsstände spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt ein, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Verschicke Standnummern, Lageplan und Teilnehmerinformationen idealerweise 5 bis 7 Tage vorher.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Flohmarkt?: Plane mindestens 20 bis 30 Euro Kleingeld pro Verkaufsstelle ein, verteilt auf 1-, 2- und 5-Euro-Münzen sowie kleine Scheine. Prüfe 3 Tage vorher, ob zusätzlich Kartenzahlung oder ein Geldautomat benötigt wird.
Was muss am Flohmarkt-Tag zuerst aufgebaut werden?: Beginne 2 bis 3 Stunden vor der Öffnung mit Marktständen, Tischen, Zelten und dem Lageplan. Danach folgen Standnummern, Schilder, Beleuchtung, Kaffee- und Teepunkt sowie die Prüfung von Strom, Bezahlung und Kühlung.

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