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Fitnessworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fitnessworkshop steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Termin, Sporthalle und Trainer festlegen, danach Programm, Anmeldungen und Material planen. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt und besondere Ernährungswünsche erfasst sein. In den letzten Tagen prüfst du Bestand, Musik, Getränke und Teilnehmerliste. Am Veranstaltungstag zählen freie Laufwege, aufgebaute Trainingsstationen und eine kurze Sicherheitsunterweisung vor dem Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopdatum festlegen

  • Sporthalle reservieren

  • Trainer festlegen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Materialbestand überprüfen

    2 Personen

  • Fehlendes Material bestellen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Trainingsmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Musik testen

  • Getränke kühlen

  • Sporthalle inspizieren

    2 Personen

  • Boden und Laufwege kontrollieren

    2 Personen

  • Trainingsstationen aufbauen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränke ausschenken

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Circuittraining anleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Kurze Pause organisieren

    2 Personen

  • Krafttraining anleiten

    3 Personen

  • Cool-down begleiten

    2 Personen

  • Stretching anleiten

    2 Personen

  • Erfrischungsgetränke servieren

    2 Personen

  • Fragen beantworten

    2 Personen

  • Obst und Snacks servieren

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Sportmaterial abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Sporthalle reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ausstehende Zahlungen abwickeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • FitnessmattenAnz. 30
  • YogablöckeAnz. 30
  • WiderstandsbänderAnz. 30
  • Leichte HantelnAnz. 30
  • KettlebellsAnz. 10
  • SpringseileAnz. 15
  • PilatesbälleAnz. 15
  • HandtücherAnz. 35
  • TrainingsreifenAnz. 10
  • KegelAnz. 20
  • IntervalltimerAnz. 2

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • StühleAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • TelefonladegeräteAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TeegläserAnz. 30
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • WasserspenderAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Reinigung

  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Staubsauger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Sporthalle mindestens vier Wochen im Voraus und prüfe dabei nicht nur die Fläche, sondern auch Boden, Laufwege, Stromanschlüsse und den Platz für Empfangstisch und Umkleiden.
  • Verschicke die Einladungen zwei bis drei Wochen vor dem Workshop und setze eine Anmeldefrist von etwa fünf Tagen vor dem Termin. So kannst du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche noch für den Einkauf nutzen.
  • Kontrolliere das Trainingsmaterial spätestens eine Woche vorher. Prüfe Matten, Yogablöcke, Widerstandsbänder, Hanteln, Kettlebells, Springseile, Pilatesbälle und den Intervalltimer; fehlende Stücke solltest du nicht erst am Vortag bestellen.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon und Musik mindestens 24 Stunden vorher. Lege Verlängerungskabel sicher aus und lade Telefonladegeräte sowie andere benötigte Geräte vor Beginn vollständig auf.
  • Baue Trainingsstationen und Empfangstisch mindestens 60 Minuten vor dem Einlass auf. Kühle Getränke rechtzeitig, drucke die Teilnehmerliste aus und plane für Registrierung und Begrüßungsgetränke einen festen Ablauf ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sporthalle für einen Fitnessworkshop reservieren?
Reserviere die Halle idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Workshop. So bleibt Zeit, bei Problemen mit Boden, Laufwegen, Strom oder Ausstattung nach einer Lösung zu suchen.
Wann sollte ich die Einladungen für den Fitnessworkshop verschicken?
Verschicke die Einladungen zwei bis drei Wochen vorher und schließe die Anmeldung etwa fünf Tage vor dem Termin. Dann kannst du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Materialmenge und Getränke genauer planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Fitnessworkshops?
Plane mindestens 60 Minuten für Empfangstisch, Trainingsstationen, Musik, Getränke und Sicherheitscheck ein. Bei mehreren Stationen oder zusätzlicher Technik sind 90 Minuten realistischer.
Was muss ich am Tag vor dem Fitnessworkshop prüfen?
Prüfe am Vortag die Teilnehmerliste, das komplette Trainingsmaterial, Lautsprecher und Mikrofon sowie die Musik. Kühle Getränke und stelle sicher, dass alle Wege frei und Verlängerungskabel sicher verlegt sind.

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