Einen Finanzkongress strukturiert organisieren

Ein Finanzkongress gelingt, wenn Programm, Referenten, Raum und Technik früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Zielgruppe und Ablauf, bestätige danach die Sprecher und prüfe die Kapazität des Veranstaltungsorts. Erst wenn diese Eckpunkte stehen, öffnest du die Anmeldung und veröffentlichst das Programm. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Teilnehmerdaten, Cateringmengen und einen detaillierten Technikablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Referenten bestätigen
2 Personen
3
Lokalkapazität prüfen
2 Personen
4
Catering reservieren
2 Personen
5
Technische Geräte reservieren
2 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Programm online veröffentlichen
13
Namensschilder entwerfen
14
Präsentationen sammeln
15
Wegbeschreibung versenden
16
Parkinformationen versenden
17
Catering-Mengen durchgeben
18
Tischaufteilung festlegen
2 Personen
19
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
20
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
21
Badges und Programmhefte drucken
2 Personen
22
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
23
Sprecherbriefing versenden
24
Genehmigungen und Hausregeln prüfen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Location und Technik prüfen
2 Personen
30
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
32
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
33
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
34
Mikrofone anschließen
2 Personen
35
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
36
Dekoration und Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
40
Briefing für das Empfangsteam durchführen
4 Personen

Event

41
Teilnehmer empfangen
4 Personen
42
Namensschilder ausgeben
2 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
45
Redner betreuen
2 Personen
46
Technik während der Sessions bedienen
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Pausensnacks servieren
3 Personen
49
Fragen aus dem Publikum sammeln
50
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
51
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
52
Abendessen servieren
4 Personen
53
Tische abräumen
3 Personen
54
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Abschluss ankündigen
58
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Abfall sammeln
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Dekoration entfernen
2 Personen
63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
64
Location reinigen
3 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
67
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
68
Fundgegenstände registrieren
69
Dankesmail versenden
70
Präsentationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 90
Rechteckige TischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 8
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
RegistrierungstischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Tonmischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 4
StifteAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2

Druckmaterial

NamensschildhalterAnz. 100
NamensschilderAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
StifteAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
TischnummernAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
Namensschilder für TischeAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 12
Bühnenhintergrund

Beleuchtung

LED-UplightsAnz. 8
TischlampenAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Referenten anschließend schriftlich. Sammle von jedem Sprecher rechtzeitig Kurzbiografie, Vortragstitel und Präsentation.
Prüfe den Veranstaltungsort nicht nur nach Sitzplätzen: Plane Registrierungstisch, Rednertisch, Bühnenelemente, Stehtische und einen Bereich für Garderobe ein. Kläre außerdem Hausregeln und erforderliche Genehmigungen mindestens vier Wochen vorher.
Reserviere Projektor, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult gemeinsam. Prüfe HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel vor dem Kongresstag und teste jede Präsentation spätestens am Vortag.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Programm und Teilnahmebedingungen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche laufend und übermittle die endgültige Cateringmenge etwa fünf bis sieben Tage vor dem Kongress.
Erstelle in der letzten Woche eine verbindliche Teilnehmerliste und drucke Badges und Programmhefte. Verschicke Wegbeschreibung, Parkinformationen und das Sprecherbriefing spätestens drei Tage vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Finanzkongress organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Monate vorher. Referenten, Veranstaltungsort, Catering und Technik brauchen oft mehrere Wochen Vorlauf, bevor die Anmeldung geöffnet werden kann.
Wann sollte man die Referenten für einen Finanzkongress bestätigen?: Bestätige die Referenten möglichst innerhalb der ersten vier bis sechs Wochen der Planung. Bitte danach sofort um Vortragstitel, Kurzbiografie und Präsentation, damit das Programm online veröffentlicht werden kann.
Wann muss die Technik für den Finanzkongress getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein. Prüfe dabei auch Adapter, Mikrofone, Lautsprecher, Klicker und alle Präsentationsdateien.
Wann soll man die Cateringmengen für einen Finanzkongress melden?: Melde die vorläufige Menge etwa zwei Wochen vorher und die endgültige Teilnehmerzahl fünf bis sieben Tage vor dem Kongress. Berücksichtige dabei bestätigte Anmeldungen, Absagen und erfasste Ernährungswünsche.

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