Filmworkshop organisieren: die komplette Checkliste

Eine Filmworkshop-Checkliste muss mehr abdecken als Kamera und Drehbuch. Du brauchst einen passenden Raum, einen klaren Zeitplan, getestete Ton- und Bildtechnik sowie vorbereitete Aufgaben für die Teams. Auch Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Ausgabe der Materialien gehören vor dem Workshop auf deine Liste. Plane die letzten Techniktests nicht erst am Veranstaltungstag ein: Akkus, Speicherkarten, Kabel und Präsentation sollten spätestens am Vortag einsatzbereit sein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Workshopraum reservieren
Programm und Filmthema festlegen
2 Personen
Lehrkraft und Begleitpersonen festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
Programm an Teilnehmer senden
Filmauftrag und Rollen vorbereiten
2 Personen
Ablaufplan und Zeitplan drucken
Ausrüstung und Kabel testen
2 Personen
Speicherkarten formatieren
Batterien aufladen
Präsentation und Beispielvideo bereitstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering gekühlt lagern
Materialien auf die Teams verteilen
2 Personen
Raum öffnen und lüften
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
Filmsets einrichten
3 Personen
Kameras und Stative aufstellen
3 Personen
Mikrofone und Recorder testen
2 Personen
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
Arbeitsblätter und Stifte bereitlegen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Programm und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
Filmbeispiele zeigen
2 Personen
Kameratechnik demonstrieren
2 Personen
Teams und Filmrollen einteilen
2 Personen
Ideen für das Drehbuch ausarbeiten
2 Personen
Drehbücher kurz vorstellen
2 Personen
Ablaufpläne pro Team erstellen
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Aufnahmen begleiten
4 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Benutzte Teller einsammeln
2 Personen
Videodateien sammeln
2 Personen
Montageprogramm demonstrieren
2 Personen
Grobschnitt pro Team erstellen
4 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
Filme exportieren
2 Personen
Abschlussfilme prüfen
2 Personen
Premiere präsentieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Filmdaten sicher kopieren
2 Personen
Kameras und Zubehör einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Den Teilnehmern die Filme zusenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

VideokamerasAnz. 4
StativeAnz. 4
TonaufnahmegeräteAnz. 4
RichtmikrofoneAnz. 4
LavaliermikrofoneAnz. 4
KopfhörerAnz. 8
VideolampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 8
Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
SpeicherkartenAnz. 8
USB-KartenleserAnz. 4
Externe FestplatteAnz. 2

Filmausrüstung

FilmklappenAnz. 4
SkriptmappenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 8
RequisitenboxenAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 8
MarkierungskegelAnz. 12
Papier-FilmtellerAnz. 24
KugelschreiberAnz. 30
BleistifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
Whiteboard
WhiteboardmarkerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30
KaffeetassenAnz. 24

Küche

Kaffeemaschine
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 3
KühlboxenAnz. 2
ServiertablettsAnz. 4
ScherenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 4

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
EimerAnz. 2
BodenwischerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Filmthema, Programm und Rollen mindestens 2 Wochen vorher fest. So kannst du Einladungen verschicken, Anmeldungen bearbeiten und die Teamaufgaben rechtzeitig vorbereiten.
Teste Kameras, Stative, Mikrofone, Recorder, Projektor und HDMI-Verbindungen am Vortag vollständig. Plane pro Filmset zusätzlich 15 Minuten für einen kurzen Bild- und Toncheck ein.
Lade alle Akkus und Powerbanks über Nacht und formatiere die Speicherkarten erst nach einer Datensicherung. Halte pro Kamera mindestens eine einsatzbereite Ersatzkarte und ein passendes Kartenlesegerät bereit.
Drucke Ablaufplan, Filmaufträge und Arbeitsblätter nicht erst morgens aus. Rechne bei 4 Teams mit mindestens 1 Materialmappe, 1 Klemmbrett und ausreichend Stiften pro Team.
Öffne und lüfte den Raum mindestens 30 Minuten vor Beginn. Baue Registrierungstisch, Tische, Stühle und Filmsets auf, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen, damit die Anmeldung nicht den Workshopstart verzögert.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Filmworkshop anmelden?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Workshop, damit du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Teamgrößen noch prüfen kannst.
Welche Technik braucht man für einen Filmworkshop?: Plane pro Team eine Videokamera, ein Stativ und eine Tonlösung ein; für Interviews sind Lavaliermikrofone besonders praktisch. Zusätzlich brauchst du Kopfhörer, Videolampen, Speicherkarten, Ersatzstrom, ein Laptop sowie Projektor und Leinwand für die Präsentation.
Wann sollte man die Technik für einen Filmworkshop testen?: Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Bild, Ton und Projektion. Ein zusätzlicher 15-Minuten-Check vor der Anmeldung fängt lose Kabel, leere Akkus und inkompatible Anschlüsse ab.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung eines Filmworkshops?: Rechne mit 3 bis 4 Wochen für Thema, Raum, Lehrkraft, Einladungen und Anmeldungen. Für Aufbau und letzte Tests solltest du am Tag selbst mindestens 60 Minuten vor Beginn einplanen.

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