Filmpreisverleihung organisieren: Schritt für Schritt

Bei einer Filmpreisverleihung laufen Juryarbeit, Gästemanagement und Bühnentechnik gleichzeitig zusammen. Lege deshalb zuerst Datum, Ort und Preiskategorien fest und arbeite dann vom Programm rückwärts. Besonders viel Vorlauf brauchen Nominierungen, Juryformulare, Preise und Urkunden. In den letzten Tagen zählen vor allem Geheimhaltung, Technikproben und ein minutengenauer Ablaufplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Preiskategorien festlegen
3 Personen
3
Jurymitglieder bestätigen
2 Personen
4
Nominierungen sammeln
3 Personen
5
Juryformulare vorbereiten
2 Personen
6
Gewinner festlegen
5 Personen
7
Preise und Urkunden bestellen
2 Personen
8
Gästeliste erstellen
2 Personen
9
Einladungen gestalten
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Programm zusammenstellen
2 Personen
14
Moderator festlegen
2 Personen
15
Auftritte bestätigen
2 Personen
16
Lieferanten reservieren
2 Personen
17
Cateringmenü festlegen
2 Personen
18
Technik und Präsentationen sammeln
2 Personen
19
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
20
Redetexte schreiben
2 Personen
21
Gewinner geheim halten
2 Personen
22
Namensschilder erstellen
2 Personen
23
Preise prüfen
2 Personen
24
Präsentationen prüfen
2 Personen
25
Technik testen
3 Personen
26
Catering endgültig bestätigen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Räume kontrollieren
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
34
Bühne und Sprecherbereich einrichten
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Roten Teppich ausrollen
3 Personen
37
Fotowand aufstellen
2 Personen
38
Tontechnik anschließen
3 Personen
39
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
40
Lichtplan einstellen
2 Personen
41
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
42
Preise bereitlegen
2 Personen
43
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
44
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
45
Crew-Briefing abhalten
6 Personen
46
Technische Generalprobe
5 Personen

Event

47
Registrierungsgäste empfangen
3 Personen
48
Jacken und Taschen annehmen
2 Personen
49
Ankunftsfotos machen
2 Personen
50
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
51
Gäste in den Saal begleiten
2 Personen
52
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
53
Nominierungsfilme abspielen
2 Personen
54
Preise überreichen
4 Personen
55
Gewinner zum Podium begleiten
2 Personen
56
Pausengetränke servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Buffet eröffnen
3 Personen
59
Buffet bedienen
4 Personen
60
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
61
Allergene deutlich kennzeichnen
2 Personen
62
Abendprogramm moderieren
2 Personen
63
Auftritte betreuen
3 Personen
64
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
65
Dessert servieren
3 Personen
66
Abschluss ankündigen
2 Personen
67
Gäste verabschieden
3 Personen
68
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

69
Catering abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Abfall trennen
2 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Technik ausschalten
3 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Reste aufräumen
2 Personen
79
Fotos und Videos sichern
2 Personen
80
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 3
EsstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
KlappstühleAnz. 6

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterketteAnz. 4
BatterielampenAnz. 12

Dekoration

Roter Teppich
Fotowand
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
BallonbögenAnz. 2
NamensschilderAnz. 130
TischnummernAnz. 12
PreistischeAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
GabelnAnz. 140
MesserAnz. 140
LöffelAnz. 140
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4

Catering

TrophäenAnz. 12
UrkundenAnz. 20
Umschläge für GewinnerAnz. 20
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
PräsentationsblätterAnz. 12
SpeisekartenAnz. 130
AllergiekärtchenAnz. 30
ServiettenAnz. 300
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8
KleiderrollerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Bestätige die Jurymitglieder frühzeitig und verschicke die Juryformulare mit einer festen Rückgabefrist. Plane für die Auswertung mindestens eine zusätzliche Woche ein, damit fehlende Bewertungen nicht am Veranstaltungstag auffallen.
Bestelle Preise und Urkunden erst, wenn die Kategorien, Schreibweisen und Gewinnernamen geprüft sind. Lege die fertigen Auszeichnungen anschließend an einem zugangsbeschränkten Ort bereit, damit die Gewinner geheim bleiben.
Sammle Präsentationen, Laudationes und Redetexte spätestens 7 Tage vorher zentral ein. Prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste die Wiedergabe über Projektor, Leinwand und Lautsprecher.
Plane Einlass, Empfang und Preisvergabe als getrennte Abschnitte. Erstelle Namensschilder für alle angemeldeten Gäste und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Cateringtermin.
Führe am Veranstaltungsort eine vollständige Technikprobe durch: Funkmikrofone, Mischpult, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Powerbanks gehören ebenso dazu wie Licht und Bühnenhintergrund. Reserviere dafür mindestens 90 Minuten vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmpreisverleihung planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Kategorien und Jury. Preise, Catering, Einladungen und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor der Verleihung verbindlich organisiert sein.
Wann müssen die Nominierungen für eine Filmpreisverleihung feststehen?: Lege die Nominierungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin fest. So bleiben der Jury mindestens 10 bis 14 Tage für Bewertungen und dir genügend Zeit für Präsentationen und Drucksachen.
Wie lange vor Beginn sollte man die Technik testen?: Plane die vollständige Probe am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Teste jede Präsentation einzeln und halte Ersatzkabel sowie einen zweiten Laptop bereit.
Wann sollte das Catering die Ernährungswünsche erhalten?: Übermittle die endgültige Gästezahl und alle Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung. Bei einem gesetzten Essen solltest du die Tischaufteilung und Tischnummern gleichzeitig bestätigen.

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