Eine Filmpicknick Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Filmpicknick müssen Picknick, Filmvorführung und Veranstaltungstechnik gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit dem Ort, den Filmrechten und dem Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, planst Helfer und prüfst die Wetterlage. Am Veranstaltungstag entscheidet eine vollständige Technikprobe über einen ruhigen Abend: Projektor, Leinwand, Ton, Kabel und Film sollten vor dem Eintreffen der Gäste getestet sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Filmrechte regeln
- 3
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Wettervorhersage prüfen
- 8
Teilnehmerinformationen versenden
- 9
Freiwillige einteilen
- 10
Film herunterladen
- 11
Playlist testen
2 Personen
- 12
Projektor testen
2 Personen
- 13
Tonanlage testen
2 Personen
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
- 17
Material abholen
3 Personen
- 18
Film- und Technikbox zusammenstellen
2 Personen
- 19
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
- 20
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
- 21
Picknickpakete vorbereiten
4 Personen
- 22
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
- 23
Brötchen vorbereiten
4 Personen
- 24
Salate vorbereiten
3 Personen
- 25
Snacks portionieren
3 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Ort überprüfen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Picknickdecken ausbreiten
3 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 32
Bildschirm aufbauen
3 Personen
- 33
Projektor anschließen
2 Personen
- 34
Lautsprecher anschließen
2 Personen
- 35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 36
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
- 37
Buffettische einrichten
3 Personen
- 38
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 40
Infotafel aufstellen
- 41
Technik erneut testen
2 Personen
- 42
Crew-Briefing geben
3 Personen
Event
- 43
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 44
Besucher empfangen
3 Personen
- 45
Picknickplätze zuweisen
2 Personen
- 46
Getränke ausgeben
3 Personen
- 47
Buffet eröffnen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Buffet auffüllen
2 Personen
- 51
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 52
Film ankündigen
- 53
Film starten
- 54
Technik beim Film überwachen
- 55
Aufsicht bei Besuchern führen
2 Personen
- 56
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 57
Beleuchtung anpassen
- 58
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Geschirr sammeln
3 Personen
- 60
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 61
Abfall trennen
3 Personen
- 62
Picknickdecken zusammenfalten
2 Personen
- 63
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 64
Projektor ausschalten
- 65
Bildschirm abbauen
3 Personen
- 66
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 67
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 68
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 69
Location reinigen
4 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Materialien prüfen
2 Personen
- 72
Materialien zurückgeben
3 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
- 74
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- PartyzelteAnz. 2
- PicknickdeckenAnz. 15
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptops
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
- LaternenAnz. 8
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- FolieAnz. 2
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
Dekoration
- FilmprogrammtafelnAnz. 3
- WegweiserAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- AbfallgreiferAnz. 2
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
- DosenöffnerAnz. 2
- Erste-Hilfe-Kasten
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Ort frühzeitig und kläre, ob du dort Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel nutzen darfst. Prüfe außerdem, wo Stromanschlüsse liegen und ob Kabelkanäle nötig sind.
- Regle die Filmrechte, bevor du den Titel öffentlich ankündigst. Lade die Filmdatei spätestens am Vortag herunter und teste sie auf dem vorgesehenen Laptop mit Bild und Ton.
- Plane den Einlass mindestens 60 Minuten vor Filmbeginn. Stelle Empfangstisch, Picknickdecken und Sitzgelegenheiten bereit und verschicke Teilnehmerinformationen mit Treffpunkt, Startzeit und Wetterhinweisen.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Bereite haltbare Lebensmittel zuerst vor; Kühlprodukte, Obst, Gemüse, Brötchen, Salate und portionierte Snacks kommen näher am Termin dazu.
- Führe am Veranstaltungstag eine komplette Technikprobe durch, idealerweise bei ähnlichen Lichtverhältnissen wie während des Films. Teste Playlist, Projektor, HDMI-Kabel, Tonanlage und Lautsprecher gemeinsam und halte eine Ersatzlösung für Strom- oder Tonprobleme bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Filmpicknick organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Filmrechten und Programm. Einladungen können anschließend ungefähr 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte man die Technik für eine Filmpicknick testen?
- Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Ton mindestens 2 bis 3 Tage vorher vollständig. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich eine kurze Probe vor dem Einlass.
- Wie viel Essen braucht man für eine Filmpicknick?
- Plane pro Person ein Picknickpaket mit einem Brötchen, einer Salatportion, Obst oder Gemüse und 2 bis 3 Snackportionen. Bereite für angemeldete Gäste etwa 5 bis 10 Prozent zusätzliche Portionen vor.
- Was macht man bei schlechtem Wetter während einer Filmpicknick?
- Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob der Termin verschoben oder in einen überdachten Bereich verlegt wird. Informiere alle Teilnehmenden am Vorabend und noch einmal am Veranstaltungstag über die Entscheidung.
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