Ein Filmlager Schritt für Schritt organisieren

Ein Filmlager gelingt, wenn Betreuung, Technik und Drehplan früh zusammenpassen. Lege zuerst Ort, Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst und Gruppen einteilst. Danach bereitest du Drehbuchbeispiele, Aufgabenkarten und einen klaren Ablauf vor. Plane außerdem Zeit für Einwilligungen, Ernährungswünsche und Techniktests ein – fehlende Speicherkarten oder ungeprüfte Laptops bremsen den ersten Drehtag sofort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Einwilligungen einholen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Kontaktdaten prüfen
8
Teilnehmergruppen einteilen
2 Personen
9
Filmdrehbuch-Beispiele auswählen
10
Aufgabenkarten vorbereiten
11
Ablaufplan ausdrucken
12
Filmausrüstung kontrollieren
2 Personen
13
Kameras aufladen
14
Speicherkarten leeren
15
Laptops und Ladegeräte testen
2 Personen
16
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Catering vorbereiten
3 Personen
19
Materialien pro Gruppe verteilen
2 Personen

Event

20
Location öffnen
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Filmsets einrichten
4 Personen
23
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
24
Technik aufbauen
3 Personen
25
Essen und Getränke bereitstellen
3 Personen
26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
28
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
29
Programm vorstellen
2 Personen
30
Filmideen entwickeln
5 Personen
31
Rollen verteilen
5 Personen
32
Fotoworkshop geben
2 Personen
33
Soundworkshop durchführen
2 Personen
34
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
35
Aufnahmen begleiten
5 Personen
36
Abendessen servieren
4 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Bildmaterial importieren
3 Personen
39
Kurzfilme schneiden
5 Personen
40
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
41
Filmabend präsentieren
2 Personen
42
Teilnehmer sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

43
Geräte ausschalten
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Abfall sammeln
3 Personen
46
Location reinigen
4 Personen
47
Möbel zurückstellen
4 Personen
48
Filmprojekte sicher speichern
2 Personen
49
Geräte reinigen
2 Personen
50
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
51
Fundsachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 28
TischdeckeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

KompaktkamerasAnz. 5
SmartphonehalterAnz. 5
StativeAnz. 5
MikrofoneAnz. 5
KopfhörerAnz. 10
LaptopsAnz. 5
Laptop-LadegeräteAnz. 5
SpeicherkartenAnz. 10
USB-KartenleserAnz. 5
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
Tragbarer Lautsprecher
PowerbanksAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
KühlboxenAnz. 3

Geschirr

TellerAnz. 30
TrinkgläserAnz. 30
TassenAnz. 25
BestecksetsAnz. 30

Dekoration

Film-KlappenAnz. 5
NamensschilderAnz. 30
BuntpapierAnz. 5
StifteAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
MüllsackhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Teile die Teilnehmenden spätestens eine Woche vor Beginn in Gruppen ein und prüfe Kontaktdaten, Einwilligungen sowie Ernährungswünsche. So fehlen am Empfang keine Angaben und die Gruppen können direkt starten.
Lade Kameras und Powerbanks am Vortag vollständig auf, leere die Speicherkarten und teste Mikrofone, Kopfhörer, USB-Kartenleser sowie HDMI-Kabel. Halte pro Gruppe mindestens eine geprüfte Kamera und ein Speichermedium bereit.
Drucke den Ablaufplan und die Aufgabenkarten vor dem Aufbau aus. Plane für jede Gruppe feste Zeiten für Dreh, Materialwechsel und Datensicherung ein, statt alle Schritte spontan zu erklären.
Richte die Filmsets vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein und stelle Technik, Tische sowie Stühle gruppenweise bereit. Beschrifte Kameras, Stative und Laptops, damit beim Wechsel nichts vertauscht wird.
Teste Projektor, Leinwand und Lautsprecher mindestens 30 Minuten vor der Abschlussvorführung. Stelle Essen und Getränke erst nach dem Technikaufbau bereit, damit Kabel, Geräte und Speicherkarten trocken und zugänglich bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Filmlager organisieren?: Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Verschicke die Einladungen danach und schließe Anmeldungen, Einwilligungen und Gruppeneinteilung spätestens eine Woche vor dem Filmlager ab.
Wie viel Technik braucht eine Gruppe beim Filmlager?: Plane pro Gruppe eine Kamera oder ein Smartphone-Setup, ein Stativ, ein Mikrofon und ein geprüftes Speichermedium ein. Für den Schnitt braucht jede Gruppe außerdem Zugang zu einem Laptop, Ladegerät und USB-Kartenleser.
Wann sollte man die Technik für ein Filmlager testen?: Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und kontrolliere Kameras, Speicherkarten, Laptops, Ladegeräte, Projektor und HDMI-Kabel. Wiederhole einen kurzen Funktionstest 30 Minuten vor Beginn.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Filmlagers?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Filmsets und Technik ein. Wenn Projektor, Leinwand oder mehrere Gruppenräume genutzt werden, rechne zusätzlich 30 Minuten für die Vorführung ein.

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