Ein Filmfestival organisieren, ohne dass am Vorführtag etwas fehlt
Bei einem Filmfestival entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern die Reihenfolge der Vorbereitung. Beginne mit Programm, Filmrechten und Veranstaltungsort, bevor du Werbung oder Catering festlegst. Plane jeden Filmblock mit Technik, Moderation und Puffer und teste die Dateien spätestens am Vortag. Besonders häufig fehlen am Ende Ersatzkabel, gesicherte Filmdateien und ein klarer Ablauf für Einlass und Pausen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 2
Filmrechte sichern
- 3
Location reservieren
- 4
Räume und Kapazität kontrollieren
2 Personen
- 5
Filmblöcke einplanen
2 Personen
- 6
Trailer-Dateien sammeln
- 7
Technische Anforderungen pro Film notieren
- 8
Festivalname und Corporate Design festlegen
2 Personen
- 9
Werbetext schreiben
- 10
Programm online veröffentlichen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Social-Media-Ankündigung posten
- 13
Poster verteilen
3 Personen
- 14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Moderatoren briefen
2 Personen
- 18
Catering bestellen
- 19
Technik testen
2 Personen
- 20
Filme herunterladen
- 21
Filme sichern
- 22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Programmhefte drucken
- 24
Beschilderung drucken
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Filme in Abspielreihenfolge sortieren
2 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Popcorn vorbereiten
2 Personen
Event
- 29
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
- 30
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
- 31
Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Tische für das Catering aufstellen
2 Personen
- 33
Projektor aufstellen
2 Personen
- 34
Projektionsleinwand aufstellen
3 Personen
- 35
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 36
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 38
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 39
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 40
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 41
Testfilm abspielen
2 Personen
- 42
Mikrofone testen
2 Personen
- 43
Freiwillige empfangen
2 Personen
- 44
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 45
Besucher registrieren
4 Personen
- 46
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 47
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 48
Ersten Film starten
2 Personen
- 49
Saaltüren betreuen
2 Personen
- 50
Pausen ankündigen
- 51
Snacks servieren
4 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Popcorn verteilen
2 Personen
- 54
Räume zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 55
Filme nach Programm abspielen
2 Personen
- 56
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
- 57
Letzten Film ankündigen
- 58
Abschluss präsentieren
2 Personen
- 59
Fundsachen sammeln
- 60
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Geschirr sammeln
3 Personen
- 62
Catering aufräumen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Projektor ausschalten
2 Personen
- 66
Geräte einpacken
3 Personen
- 67
Dekoration entfernen
3 Personen
- 68
Räume reinigen
4 Personen
- 69
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 70
Locationschlüssel zurückbringen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 73
Videodateien archivieren
- 74
Besucher-E-Mail versenden
- 75
Fotos und Videos speichern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 170
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Catering-TischeAnz. 6
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- FilmprojektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- HDMI-KabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Reserve-FestplattenAnz. 2
- Präsentationsklicker
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichtständerAnz. 4
Dekoration
- FilmplakateAnz. 20
- FilmklappenAnz. 4
- Roter Teppich
- Festival-BannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- Fotowand
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 100
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 16
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- PopcornmaschinenAnz. 2
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm zuerst als Filmblöcke an und notiere pro Film Laufzeit, Format, Ton und benötigte Anschlüsse. Plane zwischen zwei Vorführungen mindestens 15 Minuten für Abspann, Fragen und den Wechsel ein.
- Sichere die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Lade jeden Film zweimal herunter und speichere eine Kopie auf einer Reserve-Festplatte, damit ein defekter Laptop nicht den gesamten Abend stoppt.
- Prüfe die Raumkapazität anhand der tatsächlich aufstellbaren Stühle, nicht anhand der maximalen Raumgröße. Richte Registrierungstische, Absperrpfosten und Beschilderung so ein, dass der Einlass nicht vor dem Saalzugang stehen bleibt.
- Schicke Moderatoren und Freiwilligen spätestens 7 Tage vorher einen Ablauf mit Einsatzzeiten, Filmblock, Pausen und Ansprechpartnern. Plane für Registrierung, Saal und Technik mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein.
- Führe den vollständigen Techniktest am Vortag durch: Projektor, Leinwand, Medienplayer, Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und HDMI-Kabel. Starte jeden Film mindestens einmal und halte Ersatzkabel sowie eine zweite Abspielmöglichkeit bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Filmfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Filmrechte, Location und Programm sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Werbung und Anmeldungen rechtzeitig starten können.
- Wann sollte man die Filmrechte für ein Festival klären?
- Kläre die Rechte, bevor du Trailer, Programm oder Tickets veröffentlichst – am besten 8 Wochen vorher. Ohne schriftliche Freigabe solltest du keinen Film öffentlich ankündigen.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Filmfestival?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für den vollständigen Test ein. Prüfe jeden Film, die Tonlautstärke, den Mikrofonwechsel und die Anschlüsse spätestens am Vortag; am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest.
- Wie viele Helfer braucht ein kleines Filmfestival?
- Für etwa 100 Gäste solltest du mindestens 5 Helfer einteilen: zwei für Einlass, eine Person für den Saal, eine für Technik und eine für Moderation oder Organisation. Bei parallelen Sälen brauchst du pro zusätzlichem Saal mindestens zwei weitere Personen.
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