Filmabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein gelungener Filmabend steht und fällt mit zwei Dingen: geklärten Filmrechten und einer Technik, die vor dem Einlass getestet wurde. Plane zuerst Film, Saal und Termin, danach Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche kümmerst du dich um Ernährungswünsche, Helfer und den Einkauf. Am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Kabelsicherung, Catering und ein vollständiger Test von Bild und Ton.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Film und Programm auswählen
2 Personen
Filmrechte prüfen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Projektor und Leinwand reservieren
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Freiwillige einteilen
Technik und Kabel prüfen
2 Personen
Videodatei testen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Anwesenheitsliste drucken
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tische für das Catering aufstellen
2 Personen
Leinwand und Beamer aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Technik vollständig testen
2 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen
Kasse und Spendenbox aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
Filmabend eröffnen
Film starten
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
Pause und Neustart begleiten
2 Personen
Toiletten und Saal kontrollieren
Film fortsetzen und Technik überwachen
Heiße Getränke servieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering-Tische aufräumen
2 Personen
Stühle und Tische zurückstellen
3 Personen
Saal und Toiletten reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien prüfen und einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 6
- Klapptafel Eingang
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- AudiokabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Klebeband für KabelAnz. 2
- Präsentations-Fernbedienung
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 10
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- Filmabend-PlakateAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
- Filmklappe-DekorationAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- NotbeleuchtungAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst. So musst du das Programm nicht kurzfristig ändern, wenn die öffentliche Vorführung nicht erlaubt ist.
- Teste die Videodatei mindestens 24 Stunden vorher auf genau dem Laptop, Beamer und Adapter, die du verwenden willst. Öffne den Film außerdem einmal bis zum Ende, damit Format- oder Tonprobleme auffallen.
- Plane beim Aufbau mindestens 60 Minuten für Leinwand, Beamer, Lautsprecher und Kabel ein. Klebe Verlängerungs- und Audiokabel am Boden fest und halte einen passenden HDMI-Adapter bereit.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und aktualisiere die Besucherliste bis spätestens 2 Tage vor dem Filmabend. Drucke Anwesenheitsliste, Ablaufplan und Kontaktliste vor dem Einlass aus.
- Kühle Getränke einige Stunden vorher und stelle Snacks erst kurz vor Beginn bereit. Rechne für das erste Filmstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte zusätzliche Becher, Teller und Servierschalen am Cateringtisch bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Filmabend organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Filmwahl, Filmrechten und der Reservierung von Saal, Beamer und Leinwand. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte die Technik für einen Filmabend getestet werden?
- Teste Videodatei, Laptop, HDMI-Verbindung und Ton mindestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag folgt ein vollständiger Test nach dem Aufbau, spätestens 30 Minuten vor dem Einlass.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Filmabend?
- Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro weiterer Stunde. Kaufe zusätzlich einen kleinen Puffer ein, besonders wenn der Abend länger als 2 Stunden dauert.
- Was muss am Tag des Filmabends zuerst erledigt werden?
- Kontrolliere zuerst Saal und Toiletten, stelle anschließend Stühle und Cateringtische auf und baue dann Bild- und Tontechnik auf. Rechne für diese Reihenfolge mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein.
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