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Filmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Filmabend steht und fällt mit drei Dingen: geklärten Filmrechten, getesteter Technik und einem Saal, in dem sich alle schnell zurechtfinden. Plane zuerst Termin, Saal und Film, bearbeite danach Anmeldungen und Ernährungswünsche. In den letzten Tagen folgen Programm, Einkauf und Filmdaten; am Veranstaltungstag brauchen Aufbau, Empfang und Verpflegung einen festen Ablauf. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Saal reservieren

  • Filmrechte prüfen

  • Film auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Programm drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Film herunterladen oder abholen

  • Technik vorab testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Route und Garderobe markieren

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Film starten

  • Filmvorführung begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausengetränke bereitstellen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Film fortsetzen

  • Filmvorführung abschließen

  • Verabschiedung der Gäste

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Blu-ray-Player
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FernbedienungenAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 8

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • NachtlichterAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • SchälchenAnz. 12

Dekoration

  • Filmabend-PlakateAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • WegweiserAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Teste Beamer, Laptop oder Blu-ray-Player mindestens 24 Stunden vorher mit genau dem Film und dem verwendeten HDMI- und Audiokabel. Prüfe dabei Bildformat, Ton, Fernbedienungen und Ersatzbatterien.
  • Plane den Einlass nicht erst kurz vor Filmbeginn: Richte Eingangstresen, markierte Route und Garderobe mindestens 45 Minuten vorher ein und weise das Empfangsteam vor Öffnung ein.
  • Kühle Getränke frühzeitig und stelle Kaffee- und Teestation so auf, dass sie den Einlass nicht blockiert. Für heiße Getränke brauchst du neben Kaffeemaschinen und Wasserkochern auch gefüllte Thermoskannen.
  • Bereite Snacks und Geschirr passend zu den erfassten Ernährungswünschen vor. Servierschalen, Teller, Gabeln, Messer und Teelöffel sollten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig bereitliegen.
  • Baue Leinwand, Sitzplätze, Lautsprecher und Beleuchtung mit ausreichend Abstand zu den Laufwegen auf. Lüfte den Saal kurz vor Beginn und prüfe, ob Verlängerungskabel sicher liegen und Stolperstellen vermieden werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Filmabend organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Saal, Filmrechten und Einladungen. Die Technik solltest du spätestens 24 Stunden vor Beginn testen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Filmabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. So bleiben mehrere Tage, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und Bestätigungen zu bearbeiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmabend?
Plane für Saal, Sitzplätze, Leinwand, Projektor, Ton, Beleuchtung und Empfang mindestens 2 Stunden ein. Snacks, Getränke und die Kaffeestation solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass vorbereiten.
Wann sollte man die Filmrechte prüfen?
Kläre die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst, am besten 4 bis 6 Wochen vor dem Filmabend. Ohne geklärte Rechte solltest du den Film nicht öffentlich ankündigen.

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