Familien-Bastelnachmittag organisieren
Bei einem Familien-Bastelnachmittag müssen Programm, Material und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit einem klaren Ablauf und lege fest, wie viele Kinder und Erwachsene an jedem Tisch arbeiten. Verschicke die Einladungen früh genug, erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche und kaufe erst danach die benötigten Mengen. Am Veranstaltungstag zählen vorbereitete Arbeitsplätze, geschützte Tische und gut sichtbare Regeln mehr als aufwendige Dekoration.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Thema und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästeliste erstellen
- 6
Bastelaktivitäten ausarbeiten
2 Personen
- 7
Tischanordnung festlegen
2 Personen
- 8
Einkaufsliste prüfen
- 9
Bastelmaterialien einkaufen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Materialien sortieren
2 Personen
- 12
Bastelvorlagen erstellen
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Buffetgerichte vorbereiten
3 Personen
- 15
Getränke kalt stellen
- 16
Raum reinigen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Basteltische einrichten
3 Personen
- 19
Arbeitsplätze schützen
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Buffet und Getränketisch vorbereiten
2 Personen
- 22
Anmeldetisch vorbereiten
Event
- 23
Gäste empfangen
2 Personen
- 24
Programm und Sicherheitsregeln erklären
- 25
Bastelaktivität betreuen
4 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 27
Snacks servieren
2 Personen
- 28
Zweite Bastelrunde begleiten
4 Personen
- 29
Buffet servieren
3 Personen
- 30
Bastelarbeit fotografieren
- 31
Freie Bastelzeit begleiten
3 Personen
- 32
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 34
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 36
Basteltische freiräumen
3 Personen
- 37
Raum reinigen
3 Personen
- 38
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 39
Dekoration entfernen
2 Personen
- 40
Bastelmaterialien verstauen
2 Personen
- 41
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- Buffet-TischAnz. 2
- Anmeldetisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- TrinkgläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 30
- GabelnAnz. 40
- MesserAnz. 40
- LöffelAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- ServierzangenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
Bastelmaterial
- ZeichenpapierAnz. 200
- Bunte PappeAnz. 100
- MaltsetsAnz. 12
- PinselAnz. 40
- BuntstifteAnz. 12
- FilzstifteAnz. 12
- WascoAnz. 8
- KinderschürzenAnz. 20
- KinderscherenAnz. 20
- KlebestifteAnz. 30
- Flüssiger BastelkleberAnz. 6
- GlitzerAnz. 12
- PomponsAnz. 300
- WackelaugenAnz. 200
- KnotenAnz. 300
- Wolle und SchnurAnz. 10
- BastelstäbchenAnz. 300
- Tischdecken zum BastelnAnz. 6
Dekoration
- WimpelketteAnz. 4
- TischdekorationAnz. 6
- NamensschilderAnz. 40
- KlebehakenAnz. 20
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- SchwämmeAnz. 8
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane zwei bis drei Bastelaktivitäten für unterschiedliche Altersstufen und teile den Nachmittag in Abschnitte von etwa 30 bis 45 Minuten. So entsteht keine lange Wartezeit, wenn ein Projekt schneller fertig ist.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Erst mit der endgültigen Gästeliste kannst du Sitzplätze, Bastelmaterialien, Teller und Getränke sinnvoll bemessen.
- Sortiere Papier, Pappe, Maltsets, Pinsel und Stifte vor Beginn nach Arbeitsplätzen. Lege pro Tisch eine vollständige Materialauswahl bereit, damit nicht alle gleichzeitig zum Materialtisch laufen.
- Schütze die Basteltische vor dem Eintreffen der Gäste und stelle Abfallbehälter in unmittelbarer Nähe auf. Plane außerdem Verlängerungskabel und Wasserstellen so, dass niemand über Kabel oder nasse Flächen stolpert.
- Bereite Snacks und Buffetgerichte vor, stelle Getränke rechtzeitig kalt und richte den Anmeldetisch zuerst ein. Eine Person sollte die Gäste empfangen, während eine andere die letzten Bastelplätze und das Buffet kontrolliert.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Familien-Bastelnachmittag einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von sieben Tagen. So bleibt dir mindestens eine Woche, um Material, Sitzordnung und Verpflegung an die tatsächliche Gästezahl anzupassen.
- Wie viele Bastelaktivitäten braucht ein Familien-Bastelnachmittag?
- Für einen Nachmittag reichen meist zwei bis drei Aktivitäten mit jeweils 30 bis 45 Minuten. Biete mindestens eine einfache und eine etwas anspruchsvollere Vorlage an, damit Kinder unterschiedlichen Alters direkt starten können.
- Wie viel Bastelmaterial sollte man pro Kind einplanen?
- Rechne bei Papier, Pappe und Malmaterial mit einem kleinen Vorrat von etwa 10 bis 20 Prozent zusätzlich zur gemeldeten Kinderzahl. Verbrauchsmaterial wie Papier, Farben und Stifte wird erfahrungsgemäß stärker genutzt als einzelne Vorlagen.
- Wann sollte man den Raum für den Bastelnachmittag vorbereiten?
- Beginne mindestens zwei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste mit Raum, Tischen und Arbeitsplätzen. Etwa 30 Minuten vor Beginn sollten Buffet, Getränketisch, Anmeldetisch und alle Bastelmaterialien vollständig bereitstehen.
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