Fackelzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fackelzug braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Umzug: Route, Genehmigung, Brandschutz und Verkehrsmaßnahmen müssen früh zusammenpassen. Plane den Ablauf mindestens sechs bis acht Wochen vorher und bestätige die Teilnehmerzahl spätestens sieben Tage vor dem Termin. Prüfe die Strecke bei Tageslicht und nach Einbruch der Dunkelheit. Für den Abschluss solltest du außerdem Verpflegung, Beleuchtung und einen klaren Rückgabe- oder Entsorgungsplan einplanen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Datum festlegen
2 Personen
Genehmigung beantragen
Versicherung prüfen
Startort bestätigen
Endlocation bestätigen
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Brandschutzregeln festlegen
2 Personen
Betreuer rekrutieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Person organisieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Routenkarte erstellen
Routenkarte verteilen
2 Personen
Materialien reservieren
Catering bestellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing vorbereiten
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerzahl bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Fackeln kontrollieren
2 Personen
Route erkunden
2 Personen
Notrufnummern ausdrucken
Teilnehmerliste ausdrucken

Event

Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Absperrband anbringen
3 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Feuerlöscher aufstellen
2 Personen
Wassereimer füllen
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Betreuer einweisen
2 Personen
Fackelausgabestelle einrichten
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Fackeln austeilen
4 Personen
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
Aufstellung für den Umzug
4 Personen
Vorderzug begleiten
2 Personen
Nachhut begleiten
2 Personen
Kreuzungen absichern
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Fackeln löschen
4 Personen
Fackeln einsammeln
4 Personen
Abschluss ankündigen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Verwendete Materialien einsammeln
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Route prüfen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Fackelreste sicher entsorgen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Abfallcontainer leeren
2 Personen
Kaution und Dokumente abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 6
StühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48
TaschenlampenAnz. 10
LeuchtarmbänderAnz. 120
FackelnAnz. 130
FackelhalterAnz. 130
TropfschalenAnz. 130

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MegafoneAnz. 2
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Sicherheit

WassereimerAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12

Dekoration

WegweiserAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 4
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
KaraffenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
HandwaschbeckenAnz. 2
WasserkannenAnz. 6

Verwaltung

Anmeldetisch-Schild
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
ArmbänderAnz. 150
RoutenpläneAnz. 150
TischnummernAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2
ToilettenpapierhalterAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Fackelzug. Kläre dabei auch Verkehrsmaßnahmen, Versicherung und die Regeln für offenes Feuer.
Gehe die Route spätestens eine Woche vorher ab und prüfe sie bei Dunkelheit. Markiere Engstellen, Kreuzungen und Stellen, an denen Absperrgitter oder Wegweiser nötig sind.
Plane pro 10 bis 15 Teilnehmende mindestens eine betreuende Person ein. Für Funkgeräte, Megafone und Sicherheitswesten sollte vor dem Start ein kurzes Briefing stattfinden.
Kontrolliere Fackeln, Fackelhalter und Tropfschalen am Vortag. Stelle Wassereimer, Feuerlöscher, Löschdecken und einen Erste-Hilfe-Koffer an Start, Ziel und kritischen Punkten bereit.
Bestätige Catering und Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher. Prüfe am Veranstaltungstag die Wettervorhersage und halte Taschenlampen, Batterien und Powerbanks als Reserve bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Reiche den Antrag idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin ein. Je nach Strecke und nötigen Verkehrsmaßnahmen kann die Bearbeitung länger dauern.
Wie viele Betreuer braucht ein Fackelzug?: Plane mindestens eine betreuende Person für jeweils 10 bis 15 Teilnehmende ein. An Kreuzungen, Engstellen und beim Abschlussbereich werden zusätzliche Helfer benötigt.
Wie viele Fackeln braucht man für einen Fackelzug?: Rechne mit einer Fackel pro teilnehmender Person und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Fackelhalter, Tropfschalen und Löschmittel sollten in derselben Anzahlplanung berücksichtigt werden.
Wann sollte die Route für einen Fackelzug feststehen?: Lege die Route mindestens sechs Wochen vorher fest, damit Genehmigung und Verkehrsmaßnahmen darauf abgestimmt werden können. Eine letzte Begehung sollte spätestens sieben Tage vor dem Termin erfolgen.

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