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Expertentreffen organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Bei einem Expertentreffen müssen Inhalte, Technik und Empfang gleichzeitig funktionieren. Plane zuerst Ort, Referenten und Programm, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Ernährungswünsche, Routeninformationen und die Teilnehmerliste. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Registrierungstisch, getestete Technik und ein rechtzeitig eingerichteter Kaffeebereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Location reservieren

  • Catering bestellen

  • Referenten bestätigen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Routeninformationen versenden

  • Erinnerung senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Programm begleiten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks ausgeben

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 45
  • TischeAnz. 6
  • Empfangstisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 45
  • DesserttellerAnz. 45
  • KaffeetassenAnz. 45
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-Adapter-Set
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • FlipchartsAnz. 2
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • WhiteboardsAnz. 2
  • Whiteboard-RadiererAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 45
  • NamensschilderAnz. 45
  • TischdeckenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst in der letzten Woche sammeln musst. Lege außerdem einen festen Termin für die Rückmeldung der Referenten fest.
  • Sammle alle Präsentationen spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Treffen ein. Teste jede Datei am Veranstaltungsort mit Laptop, Beamer, HDMI-Adaptern und Präsentationsklicker.
  • Drucke die Teilnehmerliste und Namensschilder am Vortag aus. Halte am Empfangstisch zusätzlich Namensschildhalter und einen klaren Ablauf für Nachmeldungen bereit.
  • Kühle Getränke am Vorabend und richte Kaffee, Tee und Snacks vor dem Eintreffen der ersten Gäste ein. Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor Beginn ein.
  • Kontrolliere den Raum am Veranstaltungstag in dieser Reihenfolge: Tische und Stühle, Garderobe, Registrierungstisch, Präsentationstechnik und Kaffeebereich. So fallen fehlende Kabel oder ungeeignete Sitzplätze noch rechtzeitig auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Expertentreffen einladen?
Versende die Einladung idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. So bleiben mindestens 2 Wochen für Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Planung von Catering und Raum.
Wann sollten die Referenten ihre Präsentationen abgeben?
Fordere die Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Expertentreffen an. Am Vortag kannst du die Dateien zusammenführen, auf dem Veranstaltungs-Laptop öffnen und mit Beamer sowie Mikrofon testen.
Wie viel Zeit braucht die Anmeldung vor Beginn?
Plane den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Start ein. Bei mehr als 30 Teilnehmenden sind zwei Personen für Namensschilder, Teilnehmerliste und Rückfragen sinnvoll.
Wann sollte man das Catering für ein Expertentreffen bestellen?
Bestelle das Catering etwa 1 bis 2 Wochen vorher, sobald die erwartete Teilnehmerzahl feststeht. Aktualisiere die Menge nach Ablauf der Anmeldefrist und übermittle dabei alle erfassten Ernährungswünsche.

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