Checklist para organizar una reunión de expertos
Una reunión de expertos necesita más coordinación que una simple charla: hay que cerrar ponentes, programa, asistentes, catering y medios técnicos en el orden adecuado. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde las invitaciones hasta el registro de participantes. Empieza con la sede y las inscripciones, y deja los detalles de montaje y recepción para los últimos días. Así evitas llegar al evento sin presentaciones, acreditaciones o adaptadores compatibles.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Pedir el catering
Confirmar ponentes
Definir el programa final
2 personas
Recopilar las presentaciones
Imprimir la lista de participantes
Preparar acreditaciones
Enviar información de ruta
Enviar recordatorio
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar el programa
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 45
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Percherocant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 45
- Platos de postrecant. 45
- Tazas de cafécant. 45
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Clic de presentación
- Kit de adaptadores HDMI
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Pizarras de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Pizarras blancascant. 2
- Borradores de pizarra blancacant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuchillos de pancant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 45
- Credencialescant. 45
- Mantelescant. 6
- Señales direccionalescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sede y envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación. Incluye un plazo de inscripción y pregunta en el mismo formulario por alergias, intolerancias y preferencias dietéticas.
- Confirma a cada ponente y el programa final entre 10 y 14 días antes. Pide las presentaciones con 3 días de margen para probarlas en el portátil y el proyector.
- Envía la ruta y un recordatorio 48 horas antes. Indica la hora de apertura del registro, el acceso a la sede y cualquier cambio en el programa.
- Prepara las acreditaciones y la lista de participantes el día anterior. Coloca la mesa de recepción cerca de la entrada, junto al material para identificar rápidamente a cada persona.
- Haz el montaje técnico al menos 90 minutos antes de la llegada. Comprueba el micrófono inalámbrico, el clic de presentación, los adaptadores HDMI, los alargadores y las regletas; no des por hecho que la sala los proporciona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de expertos?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar la sede, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Reserva los últimos 3 días para recopilar presentaciones, preparar acreditaciones y confirmar el catering.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa de una reunión de expertos?
- Procura definir el programa final entre 10 y 14 días antes. Solicita las presentaciones definitivas 3 días antes y deja tiempo para probar cada archivo en el equipo que usarás.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio a los participantes?
- Envía el recordatorio 48 horas antes de la reunión. Incluye la ruta, la hora de registro, la información práctica y cualquier indicación sobre cambios o necesidades dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Llega al menos 90 minutos antes para comprobar el espacio, colocar mesas y sillas, montar la recepción y probar el equipo de presentación. El punto de café y los aperitivos pueden prepararse durante la última hora.
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