Eine Erinnerungsveranstaltung organisieren: Schritt für Schritt
Eine Erinnerungsveranstaltung braucht vor allem einen klaren Ablauf und eine ruhige Atmosphäre. Beginne mit Termin, Ort und Einladungen und kläre früh, wer spricht, welche Fotos gesammelt werden und welche Erinnerungen ihren Platz bekommen. Plane die Bewirtung nicht erst am selben Tag: Kaffee, Tee, Gebäck und gekühlte Getränke müssen ebenso vorbereitet sein wie Geschirr und Sitzplätze. Am Veranstaltungstag sollte eine kleine Gruppe Gäste empfangen, die Technik prüfen und den Erinnerungsbereich betreuen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm und Redezeiten erstellen
2 Personen
- 7
Referenten und Vorträge bestätigen
- 8
Fotos und Erinnerungen sammeln
2 Personen
- 9
Musik für das Treffen auswählen
- 10
Reservierungen bestätigen
- 11
Erinnerungsbuch vorbereiten
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Fotos einrahmen
2 Personen
- 15
Location reinigen
3 Personen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Erinnerungstisch einrichten
2 Personen
- 19
Kondolenztafel aufstellen
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 22
Snacks und Gebäck bereitstellen
2 Personen
- 23
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Event
- 24
Gäste empfangen
4 Personen
- 25
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 26
Erinnerungsbuch betreuen
- 27
Begrüßungswort sprechen
- 28
Gedenkprogramm begleiten
2 Personen
- 29
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
- 30
Warme Mahlzeit ausgeben
4 Personen
- 31
Kaffee und Dessert servieren
3 Personen
- 32
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 34
Geschirr abräumen
3 Personen
- 35
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 39
Dekoration und Fotos einpacken
2 Personen
- 40
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 41
Erinnerungsmaterialien übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Umkleideraum-Garderobe
- KleiderständerAnz. 60
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- TeegläserAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- BilderrahmenAnz. 12
- ErinnerungsbuchAnz. 2
- TischläuferAnz. 8
- StumpenkerzenAnz. 24
- BlumenvasenAnz. 6
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrschaufelAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Redezeiten spätestens 10 bis 14 Tage vorher fest. Bestätige Referenten und Vorträge schriftlich und plane zwischen den Beiträgen jeweils einige Minuten für Übergänge ein.
- Verschicke die Einladungen möglichst 3 bis 4 Wochen vorher und führe eine Anmeldeliste. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Snacks und Gebäck nicht kurzfristig angepasst werden müssen.
- Richte Erinnerungstisch und Kondolenztafel am Vortag ein. Sammle Fotos, Rahmen und Erinnerungsbuch zentral, statt am Veranstaltungstag noch nach einzelnen Bildern oder Stiften zu suchen.
- Prüfe die Beschallungsanlage mindestens 60 Minuten vor Beginn. Teste tragbaren Lautsprecher, kabelloses Mikrofon und Verlängerungskabel in genau der Aufstellung, die später verwendet wird.
- Plane den Empfang und die Bewirtung mit mindestens zwei Helfenden. Eine Person begrüßt Gäste, während die andere Kaffee und Tee vorbereitet, Getränke nachkühlt und leere Tassen oder Teller abräumt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einer Erinnerungsveranstaltung einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit Sitzplätze, Getränke und Ernährungswünsche eingeplant werden können.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Dekoration, Erinnerungstisch, Getränke und Bewirtung ein. Die Beschallungsanlage sollte zusätzlich 60 Minuten vor Beginn getestet werden.
- Was sollte bei einer Erinnerungsveranstaltung auf dem Erinnerungstisch liegen?
- Bereite Fotos in Bilderrahmen, das Erinnerungsbuch und weitere persönliche Erinnerungsstücke vor. Ordne alles spätestens am Vortag an, damit der Tisch nicht während des Gästeempfangs gestaltet werden muss.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Erinnerungsveranstaltung?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Kaffee und Tee bereit. Kaufe bei warmem Wetter oder einer Veranstaltung von mehr als 2 Stunden etwa 20 Prozent Reserve ein.
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