Elternabend organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Elternabend läuft reibungslos, wenn Ablauf, Räume und Zuständigkeiten früh feststehen. Beginne mit Datum und Programm, kläre danach Anmeldungen, Technik und Verpflegung. Plane nicht nur den Sitzungsraum, sondern auch Wege, Garderobe und den Bereich für Kaffee und Snacks. Besonders häufig werden Präsentationen, Diätwünsche und letzte Erinnerungen an Eltern zu spät bearbeitet. Die folgenden Hinweise helfen dir, die 73 Vorbereitungsschritte in einer sinnvollen Reihenfolge abzuarbeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Flächen einteilen
2 Personen
3
Raumreservierungen vornehmen
4
Lehrkräfte und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
5
Programm und Zeiten ausarbeiten
2 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Anmeldeformular bereitlegen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Erinnerung an die Eltern senden
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Anwesenheitsliste kontrollieren
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Programm drucken
15
Routen- und Raumschilder erstellen
16
Präsentationen sammeln
17
Präsentationen technisch testen
2 Personen
18
Cateringbestellung aufgeben
19
Einkaufsliste prüfen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Diätprodukte separat bereitstellen
22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
23
Getränke kalt stellen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Stühle pro Raum aufstellen
3 Personen
27
Empfangstheke einrichten
2 Personen
28
Namensschilder bereitlegen
29
Programme auslegen
2 Personen
30
Wegweiser aufhängen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
2 Personen
32
Präsentationsräume einrichten
3 Personen
33
Projektoren anschließen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Beleuchtung kontrollieren
36
Toiletten kontrollieren
37
Mülleimer aufstellen
2 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen

Event

40
Willkommensschalter besetzen
2 Personen
41
Eltern registrieren
2 Personen
42
Namensschilder verteilen
43
Programm vorstellen
44
Eltern zu den Räumen leiten
3 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Buffet ordentlich halten
49
Diätprodukte ausgeben
50
Präsentationen betreuen
3 Personen
51
Technik bei Präsentationen bedienen
52
Zeit zwischen Programmpunkten im Blick behalten
53
Fragen von Eltern erfassen
54
Pausenräume auffüllen
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
56
Abreise der Eltern begleiten
2 Personen
57
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

58
Übriges Catering sicher verstauen
2 Personen
59
Geschirr sammeln
3 Personen
60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Dekoration entfernen
2 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Räume reinigen
4 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
68
Materialien zurückstellen
3 Personen
69
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Anwesenheitsliste archivieren
72
Dankesnachricht an die Eltern senden
73
Offene Fragen von Eltern weiterleiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
BesteckkörbeAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenscherenAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ProjektorenAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
LaptopsAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 80
WegweiserAnz. 12
KleberAnz. 4

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Raumaufteilung mindestens 4 Wochen vorher fest. Reserviere Räume und kläre Lehrkräfte sowie Begleitpersonen, bevor die Einladungen verschickt werden.
Sende die Einladung mit Anmeldeformular 3 bis 4 Wochen vor dem Elternabend. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und benötigte Begleitpersonen fortlaufend und verschicke 3 bis 5 Tage vorher eine Erinnerung.
Sammle Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin ein und teste jede Datei mit Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI- und Verlängerungskabel. So bleibt am Abend Zeit für Inhalte statt für Fehlersuche.
Bestelle Catering oder prüfe die Einkaufsliste nach Ablauf der Anmeldefrist. Stelle Diätprodukte separat bereit und kalkuliere bei Kaffee und Tee etwa 2 Tassen pro erwachsener Person für einen zweistündigen Elternabend.
Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste, Programm sowie Routen- und Raumschilder am Vortag vor. Stelle Tische, Stühle, Buffetische und Abfallbehälter mindestens 60 Minuten vor Beginn auf und kühle Getränke rechtzeitig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Elternabend organisieren?: Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Zuständigkeiten. Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte die Erinnerung an den Elternabend verschickt werden?: Sende die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei auch Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Anwesenheitsliste.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Elternabend?: Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Beschilderung, Getränke und Technik ein. Präsentationen und Kabel sollten zusätzlich spätestens 30 Minuten vor Beginn getestet werden.
Wie viel Kaffee und Getränke braucht man für einen Elternabend?: Rechne für einen zweistündigen Elternabend mit etwa 2 Tassen Kaffee oder Tee pro erwachsener Person. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kühle Getränke mindestens 2 Stunden vorher.

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