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Elternabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Elternabend steht und fällt mit klaren Zeiten, gut vorbereiteten Räumen und funktionierender Technik. Lege zuerst Datum, Programm, Räume und Zuständigkeiten fest, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Kurz vor dem Termin prüfst du Anwesenheitsliste, Namensschilder, Präsentationen und Wegweiser. Plane außerdem Verpflegung, Ernährungswünsche und den Aufbau so, dass Kaffee, Wasser und Snacks pünktlich bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Räume und Flächen einteilen

    2 Personen

  • Raumreservierungen vornehmen

  • Lehrkräfte und Begleitpersonen festlegen

    2 Personen

  • Programm und Zeiten ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular bereitlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung an die Eltern senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwesenheitsliste kontrollieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Routen- und Raumschilder erstellen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen technisch testen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Diätprodukte separat bereitstellen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle pro Raum aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Programme auslegen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Präsentationsräume einrichten

    3 Personen

  • Projektoren anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Willkommensschalter besetzen

    2 Personen

  • Eltern registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Programm vorstellen

  • Eltern zu den Räumen leiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Diätprodukte ausgeben

  • Präsentationen betreuen

    3 Personen

  • Technik bei Präsentationen bedienen

  • Zeit zwischen Programmpunkten im Blick behalten

  • Fragen von Eltern erfassen

  • Pausenräume auffüllen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Abreise der Eltern begleiten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Übriges Catering sicher verstauen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Materialien zurückstellen

    3 Personen

  • Türen und Fenster kontrollieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Dankesnachricht an die Eltern senden

  • Offene Fragen von Eltern weiterleiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • BesteckkörbeAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenscherenAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • ProjektorenAnz. 4
  • ProjektionsleinwändeAnz. 4
  • LaptopsAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 80
  • WegweiserAnz. 12
  • KleberAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • ReinigungswagenAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vor dem Elternabend und lege direkt ein Anmeldeformular bei. So hast du genug Zeit, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Rückfragen zu bearbeiten.
  • Plane für jede Präsentation einen Techniktest am selben Tag ein. Prüfe Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Funkmikrofon mit den tatsächlich verwendeten Dateien.
  • Stelle die Anwesenheitsliste, Namensschilder und das gedruckte Programm spätestens 30 Minuten vor Beginn am Eingang bereit. Routen- und Raumschilder sollten bereits an allen wichtigen Abzweigungen hängen.
  • Kläre die Verpflegungsmenge anhand der Anmeldungen und stelle Diätprodukte getrennt von Kaffee, Tee und Snacks bereit. Getränke sollten vor dem Eintreffen der Eltern kalt stehen, Kaffee und Tee kurz vor Beginn fertig sein.
  • Plane den Aufbau nicht nur für Tische und Stühle, sondern auch für Buffetische, Kleiderständer und Abfallbehälter. Prüfe außerdem, ob Geschirr, Servierzangen, Servierlöffel, Thermoskannen und Ausgießkannen am Buffet liegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Elternabend planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raumaufteilung und Zuständigkeiten. Die Einladungen sollten etwa 14 Tage vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollten Einladungen zum Elternabend verschickt werden?
Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vor dem Elternabend. Eine Erinnerung sendest du 3 bis 5 Tage vorher, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Elternabend?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Beschilderung und Technik ein. Für mehrere Räume oder umfangreiche Präsentationen sind 90 Minuten realistischer.
Was muss man für die Technik beim Elternabend prüfen?
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Mikrofon spätestens am Veranstaltungstag. Öffne jede Präsentation einmal vollständig und halte einen Plan für einen Ausfall bereit.

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