Drop-off organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Drop-off steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Die Teilnehmenden werden eingeteilt, an verschiedenen Punkten abgesetzt und lösen unterwegs Aufgaben oder Rätsel. Plane zuerst Datum, Start- und Endort sowie den Transport. Danach folgen Route, Sicherheitsprüfung, Teamunterlagen und Verpflegung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Technik und Material, damit am Start nichts fehlt und Änderungen schnell kommuniziert werden können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Teilnehmende festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Teilnehmer in Teams einteilen
2 Personen
Startort reservieren
Endlocation reservieren
Transport bestätigen
Drop-off-Punkte festlegen
3 Personen
Route und Distanz prüfen
3 Personen
Sichere Überquerungsstellen kontrollieren
2 Personen
Alternative Route vorbereiten
2 Personen
Routenanweisungen schreiben
2 Personen
Aufgaben und Rätsel erstellen
3 Personen
Hinweiskarten laminieren
2 Personen
Umschläge pro Team füllen
3 Personen
Teamaufteilung geheim halten
Materialien prüfen
2 Personen
Essen und Getränke einkaufen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Routenpakete bereitlegen
3 Personen
Telefone und Funkgeräte aufladen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Startbereich einrichten
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Notrufnummern und Regeln erklären
2 Personen
Teams bekannt geben
2 Personen
Teilnehmer zu den Fahrzeugen begleiten
4 Personen
Teams zu den Drop-Punkten bringen
6 Personen
Abgabestellen kontrollieren
3 Personen
Kontakt mit den Teams halten
2 Personen
Hinweise geben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Endlocation vorbereiten
4 Personen
Ankunftsteams registrieren
2 Personen
Brötchen und Snacks servieren
3 Personen
Abschlussaufgabe begleiten
3 Personen
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen
Teilnehmende zum Transport begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Materialien zusammenstellen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr und Kühlboxen reinigen
3 Personen
Endlocation reinigen
3 Personen
Startort reinigen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Wegweiser entfernen
2 Personen
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 36
FestzeltAnz. 2
TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
MobiltelefoneAnz. 6
USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 8
StirnlampenAnz. 36

Sportmaterial

KompassAnz. 12
PfeifenAnz. 36
WarnwestenAnz. 12
AugenbindenAnz. 12
SeilAnz. 4
KegelAnz. 24
Aufblasbare BälleAnz. 6
RätselschlösserAnz. 6
StoppuhrenAnz. 6
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 12
BleistifteAnz. 36
KaugummiAnz. 12
MessbänderAnz. 6
SchnüreAnz. 36

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 4
Kanister TrinkwasserAnz. 4
HandwaschbeckenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

WegweiserAnz. 36
AbsperrbandAnz. 6
TischnummernAnz. 6
Wasserfeste EtikettenAnz. 100
TextmarkerAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 6
Seil zur BefestigungAnz. 4

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Lege die Drop-off-Punkte mindestens 7 Tage vorher fest und prüfe für jede Strecke Distanz, sichere Überquerungsstellen und eine alternative Route. So kannst du bei einer Sperrung oder schlechtem Wetter sofort umplanen.
Sammle Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens 5 Tage vor dem Drop-off. Bewahre die Informationen bei der verantwortlichen Person auf und gib sie nicht zusammen mit der geheimen Teamaufteilung aus.
Bereite pro Team einen eigenen Umschlag mit Routenanweisungen, Hinweiskarten und Rätseln vor. Kontrolliere jedes Paket zweimal: einmal beim Zusammenstellen und ein zweites Mal am Vorabend.
Lade Funkgeräte, Telefone und Powerbanks am Vorabend vollständig auf und lege passende Ladekabel dazu. Teste die Funkverbindung außerdem an mindestens zwei Punkten der geplanten Route.
Kaufe Essen und Getränke spätestens am Tag vor dem Drop-off und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Start. Rechne für das erste Stunden mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle am Startbereich sichtbare Wegweiser auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Drop-off planen?: Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Teilnehmenden, Startort, Endlocation und Transport. Die genaue Route und die Teamunterlagen sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Drop-off-Punkte braucht man?: Das hängt von der Gruppengröße und der Route ab; plane pro Team einen klar markierten Startpunkt. Lege jeden Punkt mindestens 7 Tage vorher fest und prüfe zusätzlich eine alternative Route.
Was muss man am Tag vor dem Drop-off erledigen?: Bereite die Routenpakete, Umschläge, Rätsel und laminierten Hinweiskarten vollständig vor. Prüfe außerdem die Wettervorhersage, lade Funkgeräte und Telefone auf und stelle Essen sowie Getränke bereit.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Drop-off?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Berücksichtige zusätzlich die erfassten Ernährungswünsche und halte Getränke in Kühlboxen mit Kühlelementen bereit.

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