Dropping organiseren: checklist en planning
Een dropping staat of valt met een veilige route, duidelijke afspraken en materiaal dat per team klaarligt. Leg eerst datum, deelnemers, start- en eindlocatie vast en regel daarna vervoer en droppunten. Controleer routes overdag én in het donker, met aandacht voor oversteekplaatsen en een alternatief bij slecht weer. Deze checklist helpt je de 48 taken in de juiste volgorde af te werken, van aanmeldingen en teamindeling tot opgeladen portofoons en gevulde routepakketten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en deelnemers vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemers in teams indelen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Vervoer bevestigen
Droppunten bepalen
3 personen
Route en afstand controleren
3 personen
Veilige oversteekplaatsen controleren
2 personen
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
Route-instructies schrijven
2 personen
Opdrachten en puzzels maken
3 personen
Cluekaarten lamineren
2 personen
Enveloppen per team vullen
3 personen
Teamindeling geheim bewaren
Materialen controleren
2 personen
Eten en drinken inkopen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Routepakketten klaarzetten
3 personen
Telefoons en portofoons opladen
2 personen
Weersverwachting controleren
Event
Startlocatie inrichten
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Noodnummers en regels uitleggen
2 personen
Teams bekendmaken
2 personen
Deelnemers naar voertuigen begeleiden
4 personen
Teams op droppunten afzetten
6 personen
Droppunten controleren
3 personen
Contact met teams onderhouden
2 personen
Hints verstrekken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eindlocatie klaarmaken
4 personen
Aankomstteams registreren
2 personen
Broodjes en snacks serveren
3 personen
Eindopdracht begeleiden
3 personen
Uitslag bekendmaken
2 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies en koelboxen reinigen
3 personen
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Routepijlen verwijderen
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 36
- Partytentaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 8
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 3
- Mobiele telefoonsaantal 6
- USB-opslagsticksaantal 2
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
- Hoofdlampenaantal 36
Sportmateriaal
- Kompasaantal 12
- Fluitjesaantal 36
- Reflectievestenaantal 12
- Blinddoekenaantal 12
- Touwaantal 4
- Pionnenaantal 24
- Opblaasbare ballenaantal 6
- Puzzelslotenaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Waterdichte opbergboxenaantal 8
- Clipboardsaantal 12
- Potlodenaantal 36
- Gumaantal 12
- Meetlintenaantal 6
- Touwtjesaantal 36
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheptangenaantal 4
- Jerrycans drinkwateraantal 4
- Handwasbakkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Routepijlenaantal 36
- Markeerlintaantal 6
- Tafelnummersaantal 6
- Waterbestendige labelsaantal 100
- Markeringsstiftenaantal 12
- Ducttapeaantal 6
- Touw voor bevestigingaantal 4
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Tips
- Verzamel dieetwensen en noodcontacten direct bij de aanmelding. Zet deze gegevens uiterlijk één week voor de dropping in één overzicht dat de organisatie onderweg kan raadplegen.
- Controleer elke route vooraf op afstand, bereikbaarheid en veilige oversteekplaatsen. Plan minimaal één alternatieve route per team en schrijf de instructies zo dat ze ook met weinig licht te volgen zijn.
- Houd de teamindeling geheim tot de start en vul per team een aparte envelop met cluekaarten, opdrachten, puzzelsloten en route-instructies. Leg alle routepakketten minstens één dag van tevoren klaar.
- Laad telefoons, portofoons en powerbanks volledig op en test de oplaadkabels. Neem per team een werkend communicatiemiddel mee en spreek vooraf af wanneer deelnemers contact opnemen.
- Plan eten en drinken niet alleen voor de eindlocatie: geef onderweg ook iets mee. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en bewaar gekoelde spullen in koelboxen met koelelementen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dropping organiseren?
- Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf met datum, deelnemers, locaties en vervoer. Reserveer start- en eindlocatie zodra de datum vaststaat en rond routes, opdrachten en materiaal uiterlijk één week vooraf af.
- Hoeveel deelnemers heb je nodig per team bij een dropping?
- Houd teams meestal op vier tot zes deelnemers. Zo kunnen ze samen navigeren en opdrachten uitvoeren, zonder dat de groep onoverzichtelijk wordt of te weinig communicatiemiddelen heeft.
- Hoe maak je een dropping veilig in het donker?
- Controleer de route vooraf in het donker en vermijd onveilige oversteekplaatsen. Geef elk team reflectievesten en hoofdlampen of LED-lantaarns, controleer de weersverwachting op de dag zelf en houd een alternatieve route klaar.
- Wat moet ik op de dag van een dropping als eerste controleren?
- Controleer eerst vervoer, deelnemerslijst, noodcontacten en de afgesproken droppunten. Test daarna portofoons en telefoons, leg de routepakketten per team klaar en richt de startlocatie minimaal 60 minuten voor vertrek in.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!