Checklist pour organiser une dropping

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloque les deux lieux et le transport au moins 4 semaines avant la dropping. Confirme ensuite les points de lâcher, la distance entre les étapes et l’itinéraire de retour.
• Demande les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription, puis fixe une date limite située 10 jours avant l’événement. Garde ces informations accessibles aux responsables d’équipe.
• Prépare une enveloppe complète par équipe : cartes plastifiées, consignes, missions, énigmes et cadenas à puzzle. Fais un test du parcours avec un chronomètre au moins 7 jours avant le départ.
• Ne révèle pas la composition des équipes avant le briefing. Prévois un talkie-walkie ou un téléphone chargé par responsable, ainsi qu’une batterie externe et un câble de recharge de secours.
• Vérifie la météo 48 heures avant, puis adapte les vêtements, les lampes frontales et l’itinéraire alternatif. Place les gilets réfléchissants, sifflets, cônes et flèches de direction avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dropping ?

Prévois 4 à 6 semaines pour réserver les lieux, confirmer le transport et recueillir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour tester les énigmes, préparer les enveloppes et vérifier le matériel.

Quand faut-il envoyer les invitations pour une dropping ?

Envoie-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de former les équipes et de recueillir les besoins alimentaires.

Quelle distance prévoir pour une dropping ?

Définis la distance après avoir vérifié l’âge, la condition physique et le temps disponible des participants. Teste l’itinéraire au moins une fois et prévois un parcours alternatif avant le jour J.

Que faut-il prévoir pour la sécurité pendant une dropping ?

Prépare les contacts d’urgence, des gilets réfléchissants, des sifflets, des lampes frontales et un moyen de communication par équipe. Vérifie aussi les passages piétons et charge tous les téléphones et talkies-walkies la veille.