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Direktionskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Direktionskonferenz braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Referenten, Räume, Übernachtungen, Technik und Catering voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. In den letzten Tagen geht es vor allem um Teilnehmerzahlen, Präsentationen, Namensschilder, Diätwünsche und einen vollständigen Technikcheck. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Thema festlegen

    3 Personen

  • Redner einladen

  • Sprecherdaten sammeln

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Hotelzimmer reservieren

  • Transport für Gäste organisieren

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Besprechungsräume reservieren

  • Präsentationen anfordern

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Namensschilder entwerfen

  • Programm drucken

  • Teilnehmer bestätigen

  • Diätliste an die Küche senden

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Technik abholen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Technik testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Tischdekoration anbringen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Wegweiser aufstellen

  • Registrierungsteam einweisen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungssession begleiten

    2 Personen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Benutzte Becher einsammeln

    2 Personen

  • Break-out-Räume vorbereiten

    2 Personen

  • Breakout-Sessions begleiten

    4 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Dinner-Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Fragenmikrofon herumreichen

  • Dessert und Kaffee servieren

    3 Personen

  • Abschiedsgeschenke verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Abfall sofort trennen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Technik einpacken

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Präsentationen archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 50
  • KongresstischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • BühnenelementeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-MarkerAnz. 16
  • KlickerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 55
  • DesserttellerAnz. 55
  • KaffeetassenAnz. 55
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 55
  • KaffeelöffelAnz. 55
  • Abendbesteck-SetsAnz. 55
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6
  • ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 50
  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • StifteAnz. 60
  • NotizblöckeAnz. 50
  • ProgrammhefteAnz. 50

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Besprechungsräume, Catering, Technik und Hotelzimmer möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Ohne bestätigte Teilnehmerzahl lassen sich Mengen und Zimmerkontingente nur schwer zuverlässig planen.
  • Fordere Präsentationen spätestens 5 Werktage vor der Konferenz an. Prüfe jede Datei auf dem Präsentationslaptop und teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Klicker, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste täglich in der letzten Woche. Schicke die Diätliste spätestens 48 Stunden vor Beginn an die Küche und bestätige danach die endgültige Personenzahl.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch mit Namensschildern und Programm. Stelle zusätzlich Garderobenständer, Flipcharts, Marker und Verlängerungskabel vor dem Einlass bereit, nicht erst während des ersten Programmpunkts.
  • Kühle Getränke am Vorabend und kontrolliere Geschirr sowie Serviergeschirr anhand der erwarteten Gästezahl. Rechne bei einer Konferenz mit mindestens einem Wasserglas pro Person und zusätzlichem Bedarf für Kaffee, Dessert und Abendessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Direktionskonferenz organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm, Referenten und Raumreservierungen. Einladungen und Anmeldeformular sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wann müssen die Präsentationen für eine Direktionskonferenz vorliegen?
Fordere alle Präsentationen spätestens 5 Werktage vor der Konferenz an. Plane am Vortag mindestens 60 Minuten für Dateiprüfung, Aufbau und einen vollständigen Techniktest ein.
Wie viele Getränke braucht man für eine Direktionskonferenz?
Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Für Wasser solltest du mindestens ein Wasserglas und mehrere Flaschen oder Karaffen pro Person für den gesamten Konferenztag einplanen.
Bis wann müssen Ernährungswünsche gemeldet werden?
Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und schließe die Liste spätestens 48 Stunden vor Beginn. Sende die bestätigte Diätliste anschließend an die Küche und gleiche sie mit der finalen Teilnehmerliste ab.

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