Einen Datenvisualisierungsworkshop organisieren

Bei einem Datenvisualisierungsworkshop entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Teilnehmenden direkt arbeiten können oder erst Technik und Dateien suchen. Lege zuerst Lernziele, Arbeitsmethode und Zeitplan fest, reserviere dann den Raum und öffne die Anmeldung. Danach folgen Datensätze, Übungsdateien, Technik, Arbeitsplätze und Verpflegung. Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Aufbau und Kontrolle ein, damit Projektor, WLAN, Laptops und Materialien vor dem Empfang getestet sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Arbeitsmethode ausarbeiten
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldeformular öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Teilnehmerliste aktualisieren
8
Bestätigung und Wegbeschreibung senden
9
Catering bestellen
10
Präsentation und Datensätze prüfen
2 Personen
11
Übungsdateien bereitlegen
12
Technik testen
2 Personen
13
Arbeitsblätter und Badges drucken
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Getränke kalt stellen
16
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
17
Saal öffnen und kontrollieren
2 Personen
18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
19
Arbeitsplätze einrichten
2 Personen
20
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
21
Empfangstisch vorbereiten
22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
24
Programm und Hausregeln erläutern
25
Einführung in die Datenvisualisierung halten
26
Erste Probe begleiten
2 Personen
27
Kaffeepause organisieren
2 Personen
28
Getränke nachfüllen
29
Zweite Probe begleiten
2 Personen
30
Buffet aufbauen
3 Personen
31
Abendessen servieren
3 Personen
32
Geschirr und Buffet abräumen
2 Personen
33
Vertiefende Aufgabe begleiten
2 Personen
34
Ergebnisse präsentieren lassen
35
Abschluss und Materialien austeilen
36
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

37
Geräte ausschalten
2 Personen
38
Raum aufräumen
3 Personen
39
Geschirr abwaschen
2 Personen
40
Saal reinigen
2 Personen
41
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
42
Materialien zurückbringen
2 Personen
43
Teilnehmerunterlagen digital nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
Empfangstisch
Buffet-TischAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
Laptop-LadegeräteAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-AdapterAnz. 3
Präsentationsklicker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
WLAN-Router
USB-SticksAnz. 10

Präsentation

FlipchartsAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12
Whiteboard
WhiteboardmarkerAnz. 6
ArbeitsblätterAnz. 36
NotizblöckeAnz. 36
KugelschreiberAnz. 40
Post-itsAnz. 12
NamensschilderAnz. 36
KlebebandAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
WassergläserAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8

Reinigung

SpülwanneAnz. 2
SpülbürstenAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
MülleimerAnz. 4
Besen und Kehrblech
Wischmopp und Eimer
HandseifenspenderAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane pro Arbeitsphase konkrete Zeitblöcke und halte zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer für Fragen, Dateiprobleme oder einen verspäteten Start frei.
Öffne die Anmeldung erst, wenn du Raumkapazität, Arbeitsplätze und benötigte Technik geklärt hast. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und aktualisiere die Teilnehmendenliste laufend.
Prüfe Präsentation, Datensätze und Übungsdateien spätestens am Vortag auf demselben System, das im Workshop verwendet wird. Öffne jede Datei einmal und teste auch HDMI-Adapter, Projektor und Präsentationsklicker.
Richte für jede Person einen vollständigen Arbeitsplatz ein: Laptop, Ladegerät, WLAN-Zugang, Arbeitsblätter, Notizblock, Kugelschreiber und Namensschild. Lege Ersatzmaterialien und USB-Sticks separat bereit, statt sie erst während der Übung zu suchen.
Komme mindestens 60 Minuten vor Beginn zum Veranstaltungsort. Stelle Tische und Stühle auf, baue Projektor und Leinwand auf, prüfe Verlängerungskabel sowie WLAN und stelle Kaffee, Tee und Wasser vor dem Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Datenvisualisierungsworkshop organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du den Saal reservieren, Einladungen verschicken, Anmeldungen bearbeiten und Technik sowie Übungsdateien rechtzeitig prüfen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Datenvisualisierungsworkshops?: Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein, bei vielen Arbeitsplätzen besser 90 Minuten. Darin enthalten sind Raumkontrolle, Tischaufstellung, Arbeitsplatz- und Techniktest sowie die Vorbereitung des Empfangs- und Getränkebereichs.
Wann sollte man die Workshop-Unterlagen vorbereiten?: Drucke Arbeitsblätter, Namensschilder und Badges spätestens am Vortag. Präsentation, Datensätze und Übungsdateien solltest du ebenfalls spätestens 24 Stunden vorher prüfen und auf dem vorgesehenen Laptop öffnen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Datenvisualisierungsworkshop?: Rechne für den ersten Workshop-Teil mit zwei bis drei Getränken pro Person, einschließlich Kaffee, Tee und Wasser. Stelle zusätzlich genügend Wassergläser bereit und kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn.

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