Zo organiseer je een datavisualisatieworkshop

Begin met het programma en de werkvorm voordat je een zaal reserveert. Bepaal hoeveel deelnemers zelfstandig met datasets werken, welke laptops beschikbaar zijn en hoeveel begeleiding nodig is. Regel daarna de aanmeldingen, dieetwensen en catering, en controleer presentatie, oefenbestanden en techniek ruim voor de workshop. Op de dag zelf draait alles om goed ingerichte werkplekken, een korte introductie en een ontvangst zonder zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en werkvorm uitwerken
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Bevestiging en route versturen
9
Catering bestellen
10
Presentatie en datasets controleren
2 personen
11
Oefenbestanden klaarzetten
12
Techniek testen
2 personen
13
Werkbladen en badges printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koud zetten
16
Materialen naar locatie brengen
2 personen
17
Zaal openen en controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Werkplekken inrichten
2 personen
20
Projector en scherm opstellen
2 personen
21
Ontvangsttafel klaarmaken
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Programma en huisregels toelichten
25
Introductie datavisualisatie geven
26
Eerste oefening begeleiden
2 personen
27
Koffiepauze verzorgen
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Tweede oefening begeleiden
2 personen
30
Buffet opbouwen
3 personen
31
Avondmaaltijd serveren
3 personen
32
Servies en buffet afruimen
2 personen
33
Verdiepende opdracht begeleiden
2 personen
34
Resultaten laten presenteren
35
Afsluiting en materialen uitdelen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Zaal opruimen
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Zaal schoonmaken
2 personen
41
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Deelnemersmateriaal digitaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Laptopladersaantal 6
Projector
Projectiescherm
HDMI-adaptersaantal 3
Presentatieklikker
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Wifirouter
USB-sticksaantal 10

Presentatie

Flip-oversaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Werkbladenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Post-itsaantal 12
Naamkaartjesaantal 36
Kleefbandaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Sponzenaantal 6
Vuilnisbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer
Handzeepdispenseraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 2 weken voor de workshop een technische proef: open de presentatie en alle datasets op de laptops en controleer projector, HDMI-adapters, wifi en stroompunten.
Richt per deelnemer één werkplek in met laptop, lader, werkblad, notitieblok en balpen. Leg stekkerdozen en verlengkabels vooraf neer, zodat niemand tijdens de oefening hoeft te verplaatsen.
Sluit aanmeldingen uiterlijk 5 dagen vooraf af als je catering bestelt. Werk de deelnemerslijst bij en verzamel dieetwensen voordat je het aantal maaltijden en drankjes doorgeeft.
Stuur route, starttijd en praktische informatie uiterlijk 2 dagen vooraf. Vermeld ook of deelnemers een eigen laptop meenemen of op een aanwezige laptop werken.
Reserveer op de workshopdag minimaal 60 minuten voor zaalopbouw en controle. Zet ontvangsttafel, badges, koffie en thee klaar voordat deelnemers binnenkomen en test de eerste presentatie-dia nogmaals.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een datavisualisatieworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met programma, werkvorm en locatie. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk 5 dagen voor de workshop het deelnemersaantal en de catering kunt vastleggen.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een datavisualisatieworkshop?: Reken op 1 laptop per deelnemer als iedereen zelfstandig oefent, plus minimaal 1 reserve-exemplaar voor storingen. Controleer alle laders, datasets en benodigde adapters uiterlijk 2 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de techniek van een workshop testen?: Doe een volledige test 2 tot 3 dagen vooraf en herhaal de controle bij het openen van de zaal. Test projector, scherm, HDMI-adapters, wifi, stekkerdozen, presentatie en oefenbestanden samen.
Wanneer bestel ik catering voor een datavisualisatieworkshop?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bestel de catering zodra de inschrijving sluit, meestal 5 dagen vooraf. Zet koffie, thee, water en servies klaar voordat de ontvangst begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.