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Datenvisualisierungsworkshop organisieren: die Checkliste

Ein Datenvisualisierungsworkshop braucht mehr Vorbereitung als einen Raum und einen Beamer. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Datensätze, Übungsdateien und Arbeitsplätze rechtzeitig zusammenbringen. Plane außerdem einen Techniktest mit den tatsächlichen Laptops und HDMI-Adaptern ein. Diese Checkliste führt dich von der Programmplanung bis zum Empfang der Teilnehmenden und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Arbeitsmethode ausarbeiten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Bestätigung und Wegbeschreibung senden

  • Catering bestellen

  • Präsentation und Datensätze prüfen

    2 Personen

  • Übungsdateien bereitlegen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter und Badges drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Saal öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Empfangstisch vorbereiten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm und Hausregeln erläutern

  • Einführung in die Datenvisualisierung halten

  • Erste Probe begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweite Probe begleiten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Buffet abräumen

    2 Personen

  • Vertiefende Aufgabe begleiten

    2 Personen

  • Ergebnisse präsentieren lassen

  • Abschluss und Materialien austeilen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Teilnehmerunterlagen digital nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • Empfangstisch
  • Buffet-TischAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 6
  • Laptop-LadegeräteAnz. 6
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • Präsentationsklicker
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • WLAN-Router
  • USB-SticksAnz. 10

Präsentation

  • FlipchartsAnz. 2
  • Flipchart-MarkerAnz. 12
  • Whiteboard
  • WhiteboardmarkerAnz. 6
  • ArbeitsblätterAnz. 36
  • NotizblöckeAnz. 36
  • KugelschreiberAnz. 40
  • Post-itsAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 36
  • KlebebandAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • WassergläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • MülleimerAnz. 4
  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer
  • HandseifenspenderAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Arbeitsmethode mindestens 3 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, wie viel Zeit Einführung, Übungen und Auswertung tatsächlich benötigen.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 3 Wochen vor dem Workshop und erfasse Ernährungswünsche direkt. Schicke Bestätigung und Wegbeschreibung etwa 7 Tage vor dem Termin.
  • Prüfe Präsentation, Datensätze und Übungsdateien mindestens 5 Tage vorher auf jedem verwendeten Laptop. So fallen fehlende Schriftarten, Dateien oder Zugriffsrechte nicht erst während der Übung auf.
  • Teste Projektor, Leinwand, WLAN, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker 1 bis 2 Tage vorher gemeinsam. Plane pro Arbeitsplatz ein Ladegerät und halte USB-Sticks als Ausweichlösung bereit.
  • Richte den Saal am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Tische, Stühle, Arbeitsplätze, Empfangstisch, Namensschilder, Arbeitsblätter sowie Kaffee, Tee und kalte Getränke fertig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Datenvisualisierungsworkshop organisieren?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Programm, Raumreservierung und Anmeldeformular. Die endgültige Teilnehmerliste und Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin prüfen.
Wie viele Laptops brauche ich für einen Datenvisualisierungsworkshop?
Plane grundsätzlich einen Laptop pro teilnehmender Person ein, sofern nicht ausdrücklich zu zweit gearbeitet wird. Halte zusätzlich 1 bis 2 Ersatzgeräte oder USB-Sticks mit den Übungsdateien bereit.
Wann sollte ich die Technik für den Workshop testen?
Führe einen vollständigen Test 1 bis 2 Tage vorher durch und prüfe Projektor, Leinwand, WLAN, HDMI-Adapter und Klicker mit den echten Präsentationsdateien. Kontrolliere am Veranstaltungstag nochmals kurz die Verkabelung.
Wie viel Zeit brauche ich zum Aufbau eines Datenvisualisierungsworkshops?
Rechne mit mindestens 60 Minuten für Saal, Arbeitsplätze, Präsentationstechnik und Empfangstisch. Bei vielen Laptops oder einer mobilen Ausstattung sind 90 Minuten realistischer.

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