Checklist voor een datavisualisatieworkshop organiseren

Een datavisualisatieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een presentatie en een paar datasets. Je regelt tegelijk deelnemers, werkplekken, bestanden, techniek en een duidelijke volgorde voor de oefeningen. Gebruik deze checklist om eerst het programma en de locatie vast te leggen, daarna deelnemers en materialen te organiseren en op de dag zelf zonder haast op te bouwen. Vooral laptops, laders, adapters en toegankelijke oefenbestanden worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en werkvorm uitwerken
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging en route versturen
Catering bestellen
Presentatie en datasets controleren
2 personen
Oefenbestanden klaarzetten
Techniek testen
2 personen
Werkbladen en badges printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaal openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken inrichten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Ontvangsttafel klaarmaken
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Introductie datavisualisatie geven
Eerste oefening begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede oefening begeleiden
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies en buffet afruimen
2 personen
Verdiepende opdracht begeleiden
2 personen
Resultaten laten presenteren
Afsluiting en materialen uitdelen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Deelnemersmateriaal digitaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Laptopladersaantal 6
Projector
Projectiescherm
HDMI-adaptersaantal 3
Presentatieklikker
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Wifirouter
USB-sticksaantal 10

Presentatie

Flip-oversaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Werkbladenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Post-itsaantal 12
Naamkaartjesaantal 36
Kleefbandaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Sponzenaantal 6
Vuilnisbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer
Handzeepdispenseraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische proef uiterlijk één week vooraf. Test de presentatie, projector, HDMI-adapters, wifi en alle laptops met de datasets en oefenbestanden die je daadwerkelijk gebruikt.
Maak per deelnemer één complete werkplek klaar: laptop, lader, schrijfmaterialen en werkblad. Leg bovendien minstens twee reservepennen en één extra laptop of alternatief bestand apart.
Verstuur de route en deelnamebevestiging uiterlijk drie dagen vooraf. Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit, zodat catering en koffie- en theebenodigdheden niet op het laatste moment veranderen.
Zet de zaal minimaal 60 minuten voor ontvangst open. Controleer eerst stroompunten en wifi, plaats daarna tafels en stoelen, richt de werkplekken in en test als laatste de projector en het scherm.
Houd USB-sticks of een andere lokale kopie van de presentatie en datasets achter de hand. Zo kun je doorgaan wanneer wifi wegvalt of een deelnemer een bestand niet kan openen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een datavisualisatieworkshop organiseren?: Leg de locatie en werkvorm bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk één week voor de workshop de deelnemerslijst, dieetwensen en catering kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een datavisualisatieworkshop op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor de opbouw en controle. Bij laptops voor alle deelnemers, een projector, wifi en meerdere werkplekken is 90 minuten veiliger, vooral als je de techniek nog op locatie moet aansluiten.
Wat moet ik testen voor een datavisualisatieworkshop?: Controleer uiterlijk één week vooraf de presentatie, datasets, oefenbestanden, laptopladers, HDMI-adapters, projector, wifi en stekkerdozen. Open de bestanden ook echt op de gebruikte laptops; alleen controleren of ze aanwezig zijn is niet genoeg.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een datavisualisatieworkshop?: Voorzie één werkende laptop per deelnemer en controleer vooraf of iedereen een lader heeft. Houd daarnaast bij voorkeur één reserve-laptop achter de hand, zodat één technisch probleem de oefening niet stillegt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.