So organisierst du einen Country-Tanzabend

Ein Country-Tanzabend steht und fällt mit einer freien Tanzfläche, klaren Ansagen und einem Ablauf, der auch für Anfänger funktioniert. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Location und bestätige Tanzlehrer sowie Musikbegleitung, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, planst Programm und Musikauswahl und prüfst Technik und Ausstattung. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Anwesenheitsliste und Namensschilder am Eingang, gekühlte Getränke griffbereit und Lautsprecher, Mikrofon sowie Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste getestet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Tanzlehrer bestätigen
3
Musikbegleitung bestätigen
4
Einladung erstellen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Anmeldungen bestätigen
9
Programm erstellen
10
Musikauswahl zusammenstellen
11
Ort und Zeiten bestätigen
12
Materialien inventarisieren
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Mietmaterial abholen
2 Personen
16
Anwesenheitsliste drucken
17
Namensschilder vorbereiten
18
Musikdateien bereitlegen
19
Snacks vorbereiten
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
22
Tische aufstellen
3 Personen
23
Stühle aufstellen
3 Personen
24
Tanzfläche freimachen
3 Personen
25
Tontechnik anschließen
2 Personen
26
Lautstärke testen
2 Personen
27
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
30
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Anwesenheit erfassen
2 Personen
33
Programm vorstellen
34
Ersten Tanzkurs begleiten
2 Personen
35
Countrymusik abspielen
36
Snacks servieren
3 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Buffet auffüllen
2 Personen
39
Zweiten Tanzkurs begleiten
2 Personen
40
Benutzte Tische abräumen
2 Personen
41
Abfall zwischendurch entfernen
42
Letzte Nummer ankündigen
43
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

44
Tonanlage ausschalten
2 Personen
45
Dekoration entfernen
3 Personen
46
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Küche reinigen
2 Personen
49
Boden fegen und wischen
2 Personen
50
Abfall entsorgen
2 Personen
51
Materialien einpacken
2 Personen
52
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
53
Fundsachen sammeln
54
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 80
SchälchenAnz. 70
KaffeetassenAnz. 70
TrinkgläserAnz. 100
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
Musikplayer
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ZangenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

CountryfähnchenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
Willkommensschild
Programmstandard
NamensschildhalterAnz. 70

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und kläre direkt, ab wann du aufbauen kannst. Für den Tanzunterricht brauchst du eine vollständig freigeräumte Fläche; Tische und Stühle kommen an den Rand.
Bestätige Tanzlehrer und Musikbegleitung spätestens 4 Wochen vorher schriftlich. Lege zusätzlich die Musikdateien und einen Ersatzplayer bereit, damit der Abend nicht an einer fehlenden Verbindung oder Datei scheitert.
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 7 Tagen vor dem Termin. Frage dabei gezielt nach Ernährungswünschen und bestätige die Anmeldung, statt nur mit einer ungefähren Gästezahl zu planen.
Plane den Ablauf in kurzen Blöcken: Begrüßung, erste Tanzanleitung, Übungszeit, Pause und freies Tanzen. Drucke Programmstandard, Anwesenheitsliste und Namensschilder spätestens am Vortag; am Eingang werden sie sonst leicht vergessen.
Baue Tontechnik mindestens 90 Minuten vor Beginn auf und teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Verlängerungskabel mit Musik. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Snacks in Schälchen bereit und halte Flaschenöffner, Servierzangen sowie Abfallbehälter dort bereit, wo sie gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Country-Tanzabend organisieren?: Starte 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und der Anfrage an Tanzlehrer und Musikbegleitung. Einladungen verschickst du idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Abend, damit die Anmeldungen rechtzeitig eingehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Country-Tanzabend?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Tanzfläche, Dekoration und Tontechnik ein. Öffne den Ort zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass für einen letzten Kontrollgang und einen Soundcheck.
Wann sollte man die Musikauswahl für einen Country-Tanzabend festlegen?: Stelle die Musikauswahl etwa 2 Wochen vorher zusammen und stimme sie mit dem Tanzlehrer ab. Lege die fertigen Musikdateien am Vortag auf dem Musikplayer bereit und teste die Wiedergabe vor Beginn.
Wie viele Getränke braucht man für einen Country-Tanzabend?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Plane zusätzlich Wasser für die Tanzpausen sowie Kaffee und Tee für die Pause ein; kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vorher.

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