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Camping-Geschichtenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Camping-Geschichtenabend braucht mehr Vorbereitung als ein Treffen am Lagerfeuer. Neben dem Campingplatz müssen Anmeldungen, Ernährungshinweise und die mitgebrachten Geschichten rechtzeitig geklärt werden. Plane außerdem Zelte, Sitzplätze, Beleuchtung und Tontechnik so, dass der Abend auch nach Einbruch der Dunkelheit entspannt bleibt. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Empfang der Gäste durch den Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Campingplatz reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmergeschichten sammeln

  • Route- und Parkinformationen senden

  • Endgültige Besucherliste erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Suppe und Häppchen vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschichtenkarten bereitlegen

  • Ort und Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Licht aufhängen und anbringen

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Sicheren Feuerplatz einrichten

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Nachmittagsgeschichten begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Suppe und Brot servieren

    3 Personen

  • Abendgeschichten betreuen

    2 Personen

  • Feuer beaufsichtigen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Feuer vollständig löschen

    2 Personen

  • Zelte und Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Küchenmaterial abwaschen

    3 Personen

  • Gelände und Toiletten reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien prüfen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 45
  • SitzbänkeAnz. 4
  • DeckenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 50
  • SuppenschalenAnz. 50
  • GläserAnz. 60
  • TassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • Feuerschale
  • Metallenen Feuerhaken
  • WassereimerAnz. 2
  • Feuerlöscher

Küche

  • WarmhaltepfannenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • Wiederaufladbare LaternenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • GeschichtenkärtchenAnz. 60
  • KreidetafelnAnz. 4
  • KreidestifteAnz. 6
  • TischläuferAnz. 6
  • DeckenAnz. 45

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • SpülwanneAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Campingplatz möglichst 4 bis 6 Wochen vorher und verschicke die Einladungen direkt danach. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 Tage vor dem Termin, damit du die endgültige Besucherliste erstellen kannst.
  • Sammle die Geschichten mindestens 7 Tage vorher ein und notiere, wie viele Beiträge geplant sind. Bei mehr als 10 Geschichten solltest du die Reihenfolge und die ungefähre Dauer vorab festlegen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und kontrolliere am Veranstaltungstag noch einmal das Gelände. Plane für Zelte, Decken und trockene Sitzplätze, statt erst bei Regen nach einer Lösung zu suchen.
  • Stelle Zelte, Tische und Stühle mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Teste Lautsprecher und Mikrofon bei aufgebautem Mobiliar und verlege Verlängerungskabel so, dass niemand darüber stolpert.
  • Bereite Suppe, Häppchen sowie Kaffee und Tee vor dem Eintreffen der Gäste vor. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Geschirr und Serviertabletts bereit und richte den Anmeldetisch mit Besucherliste und Hinweisschildern ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Campingplatz für einen Geschichtenabend reservieren?
Reserviere den Platz idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. In beliebten Zeiträumen solltest du noch früher anfragen, damit genügend Stellfläche für Zelte und der geplante Feuerplatz verfügbar sind.
Wann sollte ich die Anmeldungen für den Camping-Geschichtenabend schließen?
Setze die Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Abend. So bleiben dir noch mehrere Tage, um Ernährungswünsche, die endgültige Besucherzahl, Sitzplätze und die Verpflegung anzupassen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau vor dem Geschichtenabend?
Plane mindestens 2 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Beleuchtung und Technik ein. Für eine gründliche Geländekontrolle und den sicheren Feuerplatz solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten einrechnen.
Wie viele Geschichten passen in einen Camping-Geschichtenabend?
Rechne pro Geschichte mit etwa 5 bis 10 Minuten, einschließlich kurzer Übergänge. Bei 10 Geschichten solltest du daher mindestens 60 bis 90 Minuten Programmzeit reservieren und die Reihenfolge vorher festlegen.

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