Bürgerforum organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Ein Bürgerforum braucht vor allem eine klare Reihenfolge: Erst Raum, Genehmigungen und Referenten sichern, dann Einladungen und Anmeldungen organisieren. Drei bis vier Wochen vor dem Termin sollten Programm, Redereihenfolge und Präsentationen feststehen. In der letzten Woche prüfst du Technik, Teilnehmerdaten und Unterlagen. Am Veranstaltungstag zählen ein geöffneter Anmeldetisch, funktionierende Mikrofone und ein Raum, der rechtzeitig vorbereitet ist.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen erfassen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Referenten bestätigen
- 9
Programm drucken
- 10
Redereihenfolge festlegen
2 Personen
- 11
Präsentationen sammeln
- 12
Dokumente digital bereitstellen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Teilnehmerliste ausdrucken
- 16
Routenschilder vorbereiten
Event
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Raum lüften
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 22
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 23
Mikrofone testen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 25
Dokumente auslegen
2 Personen
- 26
Besucher registrieren
3 Personen
- 27
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 28
Referenten empfangen
2 Personen
- 29
Eröffnung ankündigen
- 30
Referenten unterstützen
2 Personen
- 31
Redezeit erfassen
- 32
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 33
Protokoll erstellen
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Besucher über das weitere Vorgehen informieren
- 37
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Raum reinigen
2 Personen
- 43
Wegweiser entfernen
- 44
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 45
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 46
Protokoll ausarbeiten
2 Personen
- 47
Folgedokumente versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Anmeldetisch
- Rednertisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KaraffeAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 2
Dekoration
- TischdeckeAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 8
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
- NotbeleuchtungAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsraum mindestens sechs Wochen vorher und kläre direkt, ob Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone vorhanden sind. Prüfe außerdem frühzeitig, ob für das Bürgerforum Genehmigungen erforderlich sind.
- Verschicke die Einladungen spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Rückfragen fortlaufend, damit die Teilnehmerliste nicht erst am letzten Tag entsteht.
- Lege spätestens sieben Tage vorher die Redereihenfolge fest und fordere alle Präsentationen und Dokumente an. Speichere die Dateien zusätzlich digital und drucke das Programm rechtzeitig aus.
- Teste die Präsentationstechnik am Vortag mit dem tatsächlichen Laptop und allen Kabeln. Prüfe jedes Mikrofon einzeln und lege Ersatzkabel bereit, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Anmeldetisch einrichten, Routenschilder anbringen und Kaffee, Tee sowie Wasser bereitstellen. Stelle Unterlagen und Namensschilder mindestens 30 Minuten vor Beginn aus.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Bürgerforum organisieren?
- Beginne etwa sechs Wochen vor dem Termin mit Raum, Genehmigungen und Referenten. Drei bis vier Wochen vorher verschickst du die Einladungen; die Technik und Unterlagen prüfst du spätestens in der letzten Woche.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Bürgerforum?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Bestuhlung, Anmeldetisch, Technik und Verpflegung ein. Öffne den Raum etwa 30 Minuten vor Beginn für die ersten Teilnehmer.
- Wann sollte man die Präsentationen für ein Bürgerforum einsammeln?
- Fordere die Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Termin an. So bleibt genug Zeit für einen gemeinsamen Techniktest und zum Bereitstellen der Dokumente.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Bürgerforum?
- Rechne für die Ankunft und eine kurze Pause mit etwa zwei Getränken pro Person, zusätzlich zu Kaffee und Tee. Stelle Wasser in Karaffen bereit und plane bei längeren Veranstaltungen mindestens einen weiteren Ausschank ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!