Bewohnerversammlung organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Raum und Termin mindestens 4 Wochen vorher. Prüfe dabei auch Genehmigungen, Bestuhlung, Toiletten, Zugang und die Möglichkeit, Präsentationstechnik anzuschließen.
• Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor der Versammlung und sende 3 bis 5 Tage vorher eine Erinnerung. Aktualisiere die Teilnehmerliste bis kurz vor dem Termin, damit Sitzplätze und Verpflegung realistisch geplant werden können.
• Schließe Tagesordnung, Präsentation und Unterlagen spätestens 3 Tage vorher ab. Bereite Stimmzettel, Namensschilder und Flipchartblätter getrennt vor, damit sie beim Aufbau sofort griffbereit sind.
• Plane Getränke für das erste Versammlungsstündchen mit 2 bis 3 Portionen pro Person und kühle sie am selben Tag rechtzeitig. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und kaufe Snacks, Salate und Brot danach ein.
• Sei mindestens 90 Minuten vor Beginn vor Ort. Kontrolliere zuerst Räume und Toiletten, stelle dann Tische und Stühle auf und teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Bewohner.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bewohnerversammlung planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Raum und Tagesordnung. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche noch berücksichtigt werden können.

Wie viel Vorlauf brauchen Einladungen für eine Bewohnerversammlung?

Verschicke die Einladungen ungefähr 3 Wochen vor der Versammlung. Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vorher reicht meist aus, um Anmeldungen und die Teilnehmerliste noch einmal zu aktualisieren.

Wie lange vorher muss die Technik aufgebaut werden?

Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau vor Beginn ein. Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig getestet sein.

Wie viele Getränke braucht man für eine Bewohnerversammlung?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, abhängig von Dauer und Wetter. Stelle zusätzlich Kaffee und Wasser bereit und kühle die Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig.

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