Ein Benefizdinner Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizdinner müssen Spendenziel, Menü und Ablauf zusammenpassen. Beginne mit Budget, Datum und Location, bevor du Einladungen verschickst oder Zahlungen annimmst. Danach folgen Anmeldung, Ernährungswünsche und die Einteilung der Helfer. Plane den Einkauf so, dass haltbare Zutaten früh bereitstehen und frische Produkte erst kurz vor dem Dinner eintreffen. Die Checkliste auf dieser Seite führt dich durch alle 77 Aufgaben und 53 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Menü festlegen
2 Personen
2
Budget erstellen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Datum und Zeiten bestätigen
5
Einladung gestalten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Spendenziel kommunizieren
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Zahlungen erfassen
2 Personen
12
Erinnerung senden
13
Gästeliste prüfen
2 Personen
14
Tischordnung erstellen
2 Personen
15
Menükarten erstellen
2 Personen
16
Namensschilder erstellen
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Servierplan erstellen
2 Personen
19
Küchenaufteilung erstellen
2 Personen
20
Reservierungen prüfen
21
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
22
Frische Produkte bestellen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Gemüse waschen
3 Personen
26
Desserts vorbereiten
3 Personen
27
Saucen vorbereiten
2 Personen
28
Tischdekoration aufstellen
2 Personen
29
Geschirr prüfen
2 Personen
30
Zahlungsgerät aufladen
31
Informationstisch vorbereiten
2 Personen
32
Standortschlüssel abholen

Event

33
Saal öffnen
2 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
4 Personen
36
Tische eindecken
5 Personen
37
Namensschilder platzieren
2 Personen
38
Menükarten aufstellen
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Licht und Musik testen
2 Personen
41
Buffet vorbereiten
4 Personen
42
Küchenarbeitsplätze einrichten
3 Personen
43
Garderobe einrichten
2 Personen
44
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
45
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
46
Bestand prüfen
2 Personen
47
Gäste empfangen
4 Personen
48
Anwesenheit abhaken
2 Personen
49
Spenden erfassen
2 Personen
50
Aperitif servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Vorspeise servieren
5 Personen
53
Benutztes Geschirr abholen
4 Personen
54
Hauptgang servieren
5 Personen
55
Buffet auffüllen
3 Personen
56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
57
Benutztes Geschirr abräumen
4 Personen
58
Dessert servieren
4 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
60
Spendenaufruf organisieren
61
Letzte Getränkerunde servieren
3 Personen
62
Gäste verabschieden
3 Personen
63
Bargeld sicher verwahren
2 Personen

Nachbereitung

64
Restbestände verpacken
3 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
4 Personen
67
Küche reinigen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Saal reinigen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Fundsachen sammeln
2 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Materialien zurückgeben
3 Personen
74
Restbestand einlagern
2 Personen
75
Spenden zählen
2 Personen
76
Zahlungen abschließen
2 Personen
77
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
GarderobenständerAnz. 2
Infotisch
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
Tiefe TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
WassergläserAnz. 75
WeingläserAnz. 75
KaffeetassenAnz. 75
GabelnAnz. 75
MesserAnz. 75
LöffelAnz. 75
ServierlöffelAnz. 15
ServierbretterAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
SiebAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laptop

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
TischdekorationenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 70
MenükartenhalterAnz. 8
BallonsAnz. 40

Catering

Einkäufe
Kasse
SpendenboxAnz. 2
ArmbänderAnz. 70
BonnenhefteAnz. 4
WarmhalteplattenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

Lege Menü, Portionsgrößen und Budget gemeinsam fest. Rechne pro Gast mit einem Teller für jeden Gang und plane bei Getränken zwei bis drei Gläser für die erste Stunde ein.
Öffne das Anmeldeformular spätestens vier Wochen vor dem Dinner. Frage dort direkt nach Allergien, vegetarischen oder veganen Wünschen und markiere bezahlte Anmeldungen separat.
Bestätige Location, Datum und Uhrzeit mindestens sechs Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Warmhaltebehälter und Verlängerungskabel vorhanden sind.
Teile die Helfer nicht erst am Veranstaltungstag ein. Plane für Küche, Service, Empfang und Spendeninformation jeweils feste Personen und erstelle mindestens sieben Tage vorher einen Servier- und Küchenplan.
Prüfe zwei Tage vorher Gästeliste, Tischordnung, Namensschilder und Menükarten. Getränke können dann kalt gestellt werden; Gemüse und andere frische Produkte kaufst oder bestellst du möglichst am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?: Beginne etwa acht Wochen vor dem Termin mit Budget, Menü, Location und Spendenziel. Verschicke die Einladungen idealerweise sechs Wochen vorher, damit du die Gästeliste und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizdinner?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, zwei für den Service und zwei für die Küche ein, wenn du etwa 30 Gäste erwartest. Für größere Gruppen kannst du je weitere 15 Gäste eine zusätzliche Servicekraft einteilen.
Wann soll ich die Einladungen für ein Benefizdinner verschicken?: Verschicke die Einladungen ungefähr sechs Wochen vor dem Dinner und setze eine Anmeldefrist von zwei bis drei Wochen. Sende sieben Tage vor dem Termin eine Erinnerung an noch nicht bestätigte Gäste.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Benefizdinner?: Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, einem tiefen Teller, einem Dessertteller, einem Wasserglas und einem Weinglas. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit, bei 30 Gästen also drei zusätzliche Gedecke.

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