Ein Benefizdinner Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizdinner müssen Einladung, Anmeldung, Küche und Spendenablauf eng zusammenspielen. Beginne mit Menü und Ticketpreis, reserviere anschließend Raum, Tische und Stühle und richte ein klares Anmeldeverfahren ein. Erst nach den Anmeldungen lassen sich Sitzordnung, Allergene und Servierplan zuverlässig festlegen. Besonders häufig werden Zahlungsinformationen, die finale Gästezahl und die Abstimmung zwischen Küche und Helfern zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Menü und Ticketpreis festlegen
2 Personen
2
Diner-Location reservieren
3
Tische und Stühle reservieren
4
Küchenbedarf organisieren
5
Anmeldeformular erstellen
6
Die Einladung erstellen
2 Personen
7
Zahlungshinweise erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Online-Ankündigung veröffentlichen
10
Die ersten Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Fragen der Gäste beantworten
2 Personen
12
Erinnerung senden
13
Die endgültigen Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Diätwünsche erfassen
2 Personen
15
Die Gästeliste erstellen
2 Personen
16
Tischplanung erstellen
2 Personen
17
Allergenübersicht erstellen
2 Personen
18
Servierplan erstellen
2 Personen
19
Freiwilligenaufgaben zuweisen
2 Personen
20
Menü mit der Küche abstimmen
2 Personen
21
Langlebige Lebensmittel bestellen
22
Frische Zutaten bestellen
23
Namensschilder erstellen
2 Personen
24
Menükarten drucken
2 Personen
25
Allergenkarten drucken
2 Personen
26
Registrierungsformulare erstellen
27
Zahlungsregistrierung prüfen
2 Personen
28
Mach die letzten Einkäufe
3 Personen
29
Gelieferte Einkäufe prüfen
2 Personen
30
Frische Produkte kühlen
2 Personen
31
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
32
Die Suppenbasis vorbereiten
2 Personen
33
Das Dessert zubereiten
3 Personen
34
Vegetarische Vorbereitungen treffen
2 Personen
35
Materialien einladen
3 Personen

Event

36
Den Veranstaltungsort öffnen
2 Personen
37
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
38
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
39
Tischwäsche auslegen
3 Personen
40
Tische decken
5 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Beschilderung anbringen
2 Personen
43
Empfangstisch einrichten
2 Personen
44
Richte die Bar ein
3 Personen
45
Getränke kalt stellen
2 Personen
46
Begrüßungsgetränke vorbereiten
2 Personen
47
Die Küche arbeitsfähig machen
3 Personen
48
Vorspeisen anrichten
4 Personen
49
Die Suppe aufwärmen
2 Personen
50
Hauptgerichte vorbereiten
4 Personen
51
Diätmahlzeiten prüfen
2 Personen
52
Gäste empfangen und registrieren
4 Personen
53
Gäste zu den Tischen führen
3 Personen
54
Begrüßungsgetränke servieren
3 Personen
55
Die Vorspeise servieren
6 Personen
56
Vorspeise abräumen
5 Personen
57
Serviere den Hauptgang
6 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Zusätzliche Spenden verarbeiten
2 Personen
60
Das Dessert servieren
5 Personen
61
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
62
Leere Gläser einsammeln
3 Personen
63
Den Abgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

64
Tische abräumen
5 Personen
65
Müll trennen
3 Personen
66
Geschirr und Besteck spülen
4 Personen
67
Die Küche reinigen
3 Personen
68
Den Saal reinigen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Materialien zählen und wegräumen
3 Personen
71
Schließen Sie den Veranstaltungsort ab
2 Personen
72
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
73
Ausstehende Zahlungen bearbeiten
2 Personen
74
Dankesnachricht senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 66
Empfangstisch
BarhockerAnz. 4
Kleiderständer
AbfallbehälterAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
Tiefe TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 75
WassergläserAnz. 75
WeingläserAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
Abendbesteck-SetsAnz. 75
ServierschalenAnz. 16

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 70
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenständerAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
GirlandenAnz. 6
TischnummernAnz. 8
SpendenboxenAnz. 3

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bain-MarieAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
ServierwagenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
PfannenAnz. 6
AuflaufformenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
KüchenpinzettenAnz. 4

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 8
NotlampenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Menü und Ticketpreis fest, bevor du die Einladung verschickst. So kennen Gäste sofort den Beitrag, das enthaltene Essen und die Zahlungsfrist.
Plane für Anmeldungen eine feste Frist ein und sende etwa 7 Tage vorher eine Erinnerung. Danach kannst du die endgültige Gästeliste, Tischplanung und Namensschilder erstellen.
Erfasse Diätwünsche und Allergien nicht nur als Freitext, sondern über eine eigene Abfrage. Erstelle spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Dinner eine Allergenübersicht für Küche und Service.
Stimme den Servierplan mit der Küche ab, bevor frische Zutaten bestellt werden. Teile die Freiwilligenaufgaben mindestens 1 Woche vorher zu, damit Empfang, Service, Spendenboxen und Aufräumen abgedeckt sind.
Prüfe die Ausstattung für jeden Gang und jede Getränkeart: Teller, Besteck, Gläser, Servierschalen sowie Warmhaltebehälter und Kaffeemaschinen. Rechne bei Geschirr und Gläsern mit mindestens 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Menü, Ticketpreis und Reservierung der Location. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Gästeliste für ein Benefizdinner feststehen?: Setze die Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Dinner. Die endgültige Gästeliste, Tischplanung und Allergenübersicht sollten anschließend innerhalb von 3 bis 5 Tagen fertig sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizdinner?: Plane bei 50 Gästen mindestens 6 bis 8 Helfer ein: für Empfang, Service, Küche, Getränke und Aufräumen. Bei mehreren Gängen oder Selbstbedienungsstationen brauchst du eher 8 bis 10 Personen.
Wie viel Geschirr und Besteck braucht man für ein Benefizdinner?: Plane pro Gast ein Abendbesteck-Set, die benötigten Teller und Gläser plus mindestens 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Gästen sind das beispielsweise 55 Sets und ausreichend Zusatzgeschirr für Bruch oder Nachschub.

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