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Bandabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bandabend braucht mehr als eine bestätigte Band und ein paar Lautsprecher. Du musst Technik, Bühnenfläche, Beleuchtung, Getränke, Verpflegung und Helfer so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts gesucht oder improvisiert werden muss. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Aufbau von Bühne, Bar und Buffet. Besonders bei Kabeln, Stromanschlüssen, Anmeldungen und Kühlzeit entstehen sonst kurzfristig die größten Probleme.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Band bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Anforderungen an die Tontechnik erfragen

  • Ausstattung inventarisieren

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

  • Speisekarte zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Ablaufplan ausdrucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Instrumentenraum einrichten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Crew und Band einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Erste Runde betreuen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Zweite Set begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 30

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Soundmischer
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 3
  • XLR-KabelAnz. 8
  • InstrumentenkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 3

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die technischen Anforderungen der Band spätestens 14 Tage vorher. Frage nach Mikrofonen, DI-Boxen, Monitorlautsprechern, Kabeln und der benötigten Stromversorgung – die vorhandene Anlage reicht nicht automatisch aus.
  • Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Bühnenbereich freiräumen, Tontechnik testen, Beleuchtung anschließen und ein Mikrofon- beziehungsweise Soundcheck brauchen mehr Zeit als das reine Aufstellen.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Öffnen der Location. Stelle Kühlboxen und Eiswürfelbehälter am Vortag bereit und rechne pro erwachsene Person für die ersten zwei Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und schließe die Speisekarte spätestens 5 Tage vor dem Bandabend ab. So kannst du Snacks und Einkaufsmengen planen, statt am selben Tag Ersatz zu suchen.
  • Drucke den Ablaufplan und teile die Helfer vor dem Veranstaltungstag ein. Für Einlass, Bar, Buffet, Technik und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein, damit nicht alle gleichzeitig an derselben Aufgabe arbeiten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Bandabend organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Band und Einladungen. Die technischen Anforderungen und Reservierungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Bandabend?
Plane mindestens 3 Stunden vor dem Einlass für Möbel, Bühne, Beschallung, Licht, Bar und Buffet ein. Wenn die Tontechnik geliehen oder die Location unbekannt ist, sind 4 Stunden realistischer.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Bandabend?
Rechne für die ersten zwei Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsene Person und plane zusätzlich Wasser ein. Kühlmöglichkeiten und Eis sollten spätestens am Vortag organisiert werden.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Bandabend verschicken?
Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen. Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl kannst du anschließend für Speisekarte und Einkauf nutzen.

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