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Backworkshop organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Bei einer Backworkshop-Checkliste zählt die Reihenfolge: Erst stehen Termin, Ort und Teilnehmer fest, danach planst du Rezepte, Einkauf und Backzeiten. Besonders leicht gehen Ernährungswünsche, Allergene und die Kühlung von Butter und Eiern unter. Am Veranstaltungstag brauchst du vorbereitete Arbeitsstationen, portionierte Zutaten und getestete Öfen. Plane außerdem Zeit für Empfang, Einführung und die Ausgabe der Sicherheitsanweisungen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopdatum und -ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Rezepte und Arbeitsblätter drucken

  • Allergene pro Rezept kennzeichnen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Zutaten überprüfen

    2 Personen

  • Butter und Eier kühlen

  • Kühlboxen füllen

  • Rezepte pro Tisch sortieren

  • Backzeiten und Ofenplanung erstellen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitsstationen einrichten

    3 Personen

  • Zutaten portionieren

    3 Personen

  • Öfen und Küchengeräte testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

  • Sicherheitsanweisungen bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Begrüßung und Einführung geben

  • Hände waschen lassen

    2 Personen

  • Rezepte verteilen

    2 Personen

  • Teig und Masse zubereiten

    4 Personen

  • Backbleche füllen

    3 Personen

  • Backwaren fertigstellen

    4 Personen

  • Gebäck abkühlen lassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Backwaren präsentieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Teilnehmende beim Packen helfen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Arbeitstische leerräumen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küchengeräte reinigen

    2 Personen

  • Arbeitsbereich reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Restbestand zurückpacken

    2 Personen

  • Materialien trocknen lassen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmerfotos und Rezepte versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 5
  • StühleAnz. 24
  • Präsentationstisch
  • AbfallbehälterAnz. 3

Geschirr

  • KuchenplattenAnz. 24
  • KaffeetassenAnz. 24
  • WassergläserAnz. 24
  • TeelöffelAnz. 24
  • GebäckgabelnAnz. 24

Küche

  • RührschüsselnAnz. 12
  • MessbecherAnz. 8
  • MesslöffelAnz. 8
  • TeigschaberAnz. 12
  • HolzspatelAnz. 12
  • SchneebesenAnz. 8
  • NudelholzAnz. 12
  • KochmesserAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • OfenhandschuheAnz. 6
  • KüchenwaagenAnz. 6
  • BackblecheAnz. 12
  • BackformenAnz. 8
  • AbkühlgitterAnz. 8
  • SpritzbeutelAnz. 24
  • DekorationsspatelAnz. 8

Ausstattung

  • ÖfenAnz. 3
  • HandmixerAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 24
  • RezeptkartenhalterAnz. 6

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • SpülbürstenAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 3
  • KüchenpapierhalterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor dem Workshop ab. So kannst du Ernährungswünsche erfassen, Allergene je Rezept kennzeichnen und die Mengen für den Einkauf zuverlässig berechnen.
  • Erstelle die Ofen- und Backzeiten mindestens 2 Tage vorher. Prüfe dabei, wie viele Backbleche und Backformen gleichzeitig in die vorhandenen Öfen passen, damit keine Wartezeiten zwischen den Tischen entstehen.
  • Bereite Rezepte und Arbeitsblätter am Vortag vor und sortiere sie pro Tisch. Lege die Zutaten ebenfalls portionsweise bereit; das spart zu Beginn mehrere Minuten pro Arbeitsstation.
  • Kühle Butter und Eier rechtzeitig und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Aufbau. Getränke sollten spätestens 2 Stunden vor Beginn kalt gestellt werden, damit sie beim Empfang bereitstehen.
  • Teste Öfen, Handmixer und Wasserkocher am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Teilnehmenden. Kontrolliere außerdem Verlängerungskabel, Ofenhandschuhe und Abfallbehälter, bevor die Begrüßung startet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Backworkshop organisieren?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche sollten 7 Tage vor dem Workshop abgeschlossen sein.
Wann muss ich die Zutaten für einen Backworkshop einkaufen?
Kaufe haltbare Zutaten 2 bis 3 Tage vorher und frische Zutaten möglichst am Vortag. Butter und Eier kommen danach direkt in die Kühlung, damit sie bis zum Workshop die richtige Temperatur behalten.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Backworkshops?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Arbeitsstationen, portionierte Zutaten und die Präsentationsfläche ein. Rechne zusätzlich 30 Minuten für den Technik- und Ofentest ein.
Was muss ich bei Allergien im Backworkshop beachten?
Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und kennzeichne die Allergene auf jedem Rezept. Prüfe die Zutaten vor dem Portionieren und halte die Sicherheitsanweisungen für die Einführung bereit.

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