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Backfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Backfest braucht mehr Vorbereitung als nur Rezepte und Zutaten. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche früh erfassen, Geräte und Öfen prüfen und die Backstationen so vorbereiten, dass mehrere Gruppen gleichzeitig arbeiten können. Diese Checkliste führt dich von den Einladungen bis zum Empfang der Gäste. Besonders leicht vergessen werden ausreichend Arbeitsfläche, Kühlmöglichkeiten für fertige Backwaren und klare Regeln für die Nutzung der Öfen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwesenheit bestätigen

  • Rezepte auswählen

  • Rezepte ausdrucken

  • Einkaufsliste erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlprodukte einlagern

  • Arbeitsblätter freiräumen

    2 Personen

  • Küchengeräte prüfen

  • Öfen testen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Backstationen einrichten

    2 Personen

  • Zutaten abwiegen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Mülleimer aufstellen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Jacken und Taschen aufbewahren

  • Backregeln erklären

  • Backgruppen einteilen

    2 Personen

  • Zutaten verteilen

    2 Personen

  • Teig zubereiten

    4 Personen

  • Formen ausstechen

    4 Personen

  • Backbleche füllen

    3 Personen

  • Backbleche fertigbacken

    2 Personen

  • Gebäck abkühlen lassen

    2 Personen

  • Gebäck verzieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Gebäck servieren

    2 Personen

  • Arbeitstische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Gebäck verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Küchengeräte reinigen

    2 Personen

  • Öfen reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Boden reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Müll entsorgen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 4
  • StühleAnz. 24
  • Kleiderständer

Geschirr

  • TellerAnz. 30
  • TortenplattenAnz. 30
  • TrinkgläserAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 24
  • GabelnAnz. 30
  • TeelöffelAnz. 30

Küche

  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenwaagenAnz. 4
  • NudelholzAnz. 6
  • TeigschaberAnz. 6
  • AusstechformenAnz. 8
  • BackblecheAnz. 12
  • BackformenAnz. 6
  • BackpapierAnz. 4
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • KühlrosteAnz. 6
  • SpatelAnz. 8
  • SchneebesenAnz. 6
  • MesserAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 6

Ausstattung

  • HandmixerAnz. 4
  • KüchentimerAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2

Dekoration

  • BallonsAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 4
  • WimpelketteAnz. 2
  • NamensaufkleberAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • EimerAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • GeschirrtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Backfest. So kannst du Mengen, Gruppen und Ernährungswünsche verlässlich planen.
  • Wähle die Rezepte spätestens 10 Tage vorher aus und drucke für jede Backgruppe ein Exemplar aus. Berücksichtige dabei unterschiedliche Backzeiten und prüfe, ob alle Zutaten in der benötigten Menge erhältlich sind.
  • Teste Öfen, Handmixer und Küchentimer mindestens 2 Tage vorher. Prüfe außerdem, ob Backbleche, Backformen, Küchenwaagen und Ofenhandschuhe für alle geplanten Backstationen gleichzeitig vorhanden sind.
  • Richte die Backstationen mindestens 60 Minuten vor dem Start ein: Zutaten abwiegen, Schüsseln und Messbecher verteilen und freie Arbeitsflächen schaffen. Zutaten, die gekühlt werden müssen, gehören bis kurz vor Beginn in den Kühlschrank oder in Kühlboxen.
  • Plane beim Empfang 10 bis 15 Minuten für Jacken, Taschen und eine kurze Erklärung der Backregeln ein. Teile die Gäste erst danach in Backgruppen ein und verteile die Zutaten, damit nicht mehrere Gruppen gleichzeitig nach fehlenden Dingen suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Backfest einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf 7 Tage vorher, damit du Rezepte, Zutatenmengen und Backgruppen anpassen kannst.
Wie viele Backstationen braucht man für ein Backfest?
Plane eine Backstation pro Gruppe und rechne mit 3 bis 5 Personen je Station. Für 20 Gäste sind daher meist 4 bis 6 Stationen sinnvoll, sofern genügend Arbeitsfläche, Küchenwaagen und Backzubehör vorhanden sind.
Wann sollte man die Zutaten für ein Backfest einkaufen?
Kaufe haltbare Zutaten 2 bis 3 Tage vorher und frische Kühlprodukte möglichst am Vortag. Lagere Butter, Sahne und andere empfindliche Zutaten direkt nach dem Einkauf gekühlt ein.
Wie viel Zeit sollte man für die Vorbereitung am Veranstaltungstag einplanen?
Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Rechne etwa 60 Minuten für Tische, Stühle und Backstationen, weitere 30 Minuten für das Abwiegen der Zutaten und 10 bis 15 Minuten für die Begrüßung ein.

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