Einen Autorenabend Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Autorenabend entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Ablauf. Zuerst stehen Termin, Raum und Mitwirkende fest, danach folgen Programm, Einladungen und Anmeldungen. Technik, Texte und Autorenbiografien müssen früher vorliegen, als viele erwarten. Kurz vor dem Termin geht es vor allem um Sitzplätze, Beschilderung, Getränke und einen letzten Saalcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Autoren und Vortragende einladen
2 Personen
3
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
4
Saalreservierung vornehmen
5
Sitzplatzreservierung anlegen
6
Technisches Equipment reservieren
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Veranstaltung online veröffentlichen
9
Plakate verteilen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Autorenbios sammeln
13
Vorlesetexte erhalten
14
Programm finalisieren
2 Personen
15
Bestätigung an Autoren senden
16
Publikumsliste prüfen
17
Namensschilder für Autoren erstellen
18
Programme ausdrucken
19
Weg- und Saalschilder drucken
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Saal öffnen
2 Personen
25
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Leseecke einrichten
2 Personen
28
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
29
Beleuchtung einrichten
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
2 Personen
31
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
32
Büchertisch einrichten
2 Personen
33
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
34
Snacks bereitstellen
2 Personen

Event

35
Autoren empfangen
2 Personen
36
Publikum begrüßen
3 Personen
37
Anmeldungen abhaken
2 Personen
38
Programme ausgeben
2 Personen
39
Eröffnungsrede halten
40
Autoren ankündigen
41
Mikrofone bedienen
42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
43
Snacks servieren
2 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Büchertisch auffüllen
46
Fragen aus dem Publikum sammeln
47
Autoren beim Signieren begleiten
2 Personen
48
Abschiedsrede halten
49
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

50
Fundsachen sammeln
2 Personen
51
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
52
Geschirr abwaschen
3 Personen
53
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
54
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
55
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
56
Dekoration entfernen
2 Personen
57
Saal und Küche reinigen
4 Personen
58
Toiletten reinigen
2 Personen
59
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
61
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
62
Dankesnachricht an Autoren senden
63
Dankesnachricht an Freiwillige senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
Rednertisch
BüchertischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
TeegläserAnz. 70
WassergläserAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
TeelöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
Lautsprecher
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
HDMI-Kabel
PowerbanksAnz. 2

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 10
ProgrammkartenAnz. 80
PlakateAnz. 20
WegweiserAnz. 8
StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 10
BuchständerAnz. 6
TischdekorationAnz. 8
KlebebandAnz. 4
ScherenAnz. 3

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
SpülbeckenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Saal zuerst fest und bestätige beides mindestens sechs Wochen vor dem Abend. Erst danach solltest du Autoren und Vortragende verbindlich einladen.
Fordere Biografien und Vorlesetexte spätestens drei Wochen vorher an. So bleibt genug Zeit, das Programm zu kürzen, die Reihenfolge abzustimmen und die Programmkarten zu drucken.
Plane für die Technik einen Testlauf mindestens zwei Stunden vor dem Einlass ein. Prüfe dabei Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam mit der Person, die den Abend betreut.
Schließe die Anmeldeliste 48 Stunden vorher nicht einfach ab, sondern gleiche sie mit Sitzplätzen, Ernährungswünschen und Namensschildern ab. Für Autoren und Vortragende sollten die reservierten Plätze sichtbar gekennzeichnet sein.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens drei Stunden vorher und bereite Snacks erst nach dem letzten Saalcheck vor. Kontrolliere außerdem Toiletten, Wegweiser und den Büchertisch, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Autorenabend organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Raum, Termin und Autoren sollten spätestens sechs Wochen vor dem Abend bestätigt sein; Einladungen können danach sofort verschickt werden.
Wie viel Zeit brauche ich für einen Autorenabend mit mehreren Lesungen?: Plane pro Autor etwa 20 bis 30 Minuten inklusive Gespräch ein und setze zwischen zwei Programmpunkten 10 Minuten Übergang ein. Für Techniktest, Einlass und Abschluss solltest du zusätzlich mindestens drei Stunden einrechnen.
Wann muss das Programm für einen Autorenabend fertig sein?: Finalisiere das Programm spätestens 14 Tage vor dem Termin. Zu diesem Zeitpunkt sollten Vorlesetexte, Autorenbiografien und die Reihenfolge feststehen, damit du Programme und Beschilderung drucken kannst.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Autorenabend?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und plane bei Kaffee oder Tee ungefähr eine Tasse pro Gast ein.

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