Ausverkauf organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Bei einem Ausverkauf entscheidet die Vorbereitung darüber, ob du am Verkaufstag den Überblick behältst. Lege zuerst Datum, Uhrzeit und Verkaufsort fest und prüfe Regeln, Genehmigungen sowie Hinweise für Parken und Nachbarschaft. Danach sortierst du die Artikel, testest Elektrogeräte und zeichnest Preise aus. Erst wenn die Ware vorbereitet ist, richtest du Tische, Kleiderständer, Kasse und Laufwege ein. So bleibt am Tag selbst Zeit für Kunden statt für Last-minute-Aufgaben.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Verkaufsdatum und Uhrzeiten festlegen
2
Verkaufsort prüfen
2 Personen
3
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
4
Werbetext erstellen
5
Anzeige online schalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Nachbarn über den Verkauf informieren
10
Parkinformationen veröffentlichen
11
Kasse und Zahlungsmöglichkeiten organisieren
2 Personen
12
Preisschilder und Etiketten erstellen
2 Personen
13
Vorrat pro Raum sortieren
4 Personen
14
Verkaufbare Artikel auswählen
4 Personen
15
Abfall und unverkaufbare Gegenstände trennen
3 Personen
16
Kleine Gegenstände verpacken
3 Personen
17
Möbel und große Gegenstände bepreisen
3 Personen
18
Elektrische Geräte testen
2 Personen
19
Empfindliche Gegenstände schützen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Verkaufsbereich räumen
4 Personen
22
Tische und Kleiderständer aufstellen
4 Personen
23
Materialien nach Kategorien auslegen
5 Personen
24
Preisschilder anbringen
3 Personen
25
Laufweg und Notausgänge freimachen
2 Personen
26
Außenankündigung anbringen
2 Personen
27
Kaffee und Getränke kühlen
2 Personen
28
Kasse einrichten
2 Personen
29
Wechselgeld prüfen
30
Verkaufspunkt aufbauen
2 Personen
31
Letzte Preisprüfung durchführen
3 Personen
32
Verkaufsteam instruieren
2 Personen

Event

33
Besucher begrüßen
3 Personen
34
Kasse betreuen
2 Personen
35
Besucherfragen beantworten
3 Personen
36
Verkaufte Artikel abrechnen
2 Personen
37
Große Einkäufe markieren
2 Personen
38
Getränke und Kaffee servieren
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
40
Kleidung und Textilien ordentlich halten
2 Personen
41
Tische zwischendurch auffüllen
3 Personen
42
Abfall zwischendurch sammeln
43
Letzte Verkaufsrunde ankündigen

Nachbereitung

44
Kasse abschließen
2 Personen
45
Übrig gebliebene Sachen einsammeln
4 Personen
46
Verkaufsfläche räumen
5 Personen
47
Nicht verkaufte Artikel abtransportieren
3 Personen
48
Tische und Gestelle abbauen
4 Personen
49
Geschirr und Materialien abwaschen
2 Personen
50
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
51
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
52
Außengelände reinigen
2 Personen
53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KleiderständerAnz. 4
StühleAnz. 20
HockerAnz. 6
Kassatisch
AufbewahrungsboxenAnz. 20
Große TransportwagenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierplattenAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ZangenAnz. 4
ScherenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HandscannerAnz. 2
Mobile ZahlungsterminalsAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WegweiserAnz. 12
PreishalterAnz. 30
InfotafelnAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
AbsperrbandAnz. 4
KegelAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
MülleimerAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Werbung und Anmeldungen nicht erst für die letzte Woche: Veröffentliche den Anzeigentext mindestens 10 bis 14 Tage vorher und bearbeite Rückmeldungen fortlaufend.
Sortiere die Ware raumweise und trenne verkaufbare Artikel, Abfall und nicht verkäufliche Gegenstände. Kleine Teile kommen in Boxen, während Möbel und große Stücke einzeln bepreist werden.
Teste elektrische Geräte spätestens am Vortag und klebe den Preis direkt an jeden Artikel. Empfindliche Gegenstände solltest du bis zum Aufbau geschützt lagern, damit sie nicht beschädigt oder übersehen werden.
Richte Kasse und Zahlungsarten vor dem Einlass ein: Prüfe Handscanner und mobile Zahlungsterminals, lege Wechselgeld bereit und halte Verlängerungskabel nur dort aus, wo sie keine Stolperstelle bilden.
Plane die Verkaufsfläche nach Kategorien und lasse Laufwege sowie Notausgänge frei. Wegweiser, Preishalter und Infotafeln helfen besonders dann, wenn mehrere Räume oder Bereiche genutzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ausverkauf ankündigen?: Veröffentliche die Anzeige idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Verkaufsdatum. Für Einladungen, Anmeldungen und Rückfragen solltest du spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin einen festen Bearbeitungsstand haben.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung eines Ausverkaufs?: Für Sortieren, Testen, Bepreisen und Aufbau solltest du mindestens 2 bis 3 volle Vorbereitungstage einplanen. Der eigentliche Aufbau der Verkaufsfläche dauert meist weitere 2 bis 4 Stunden, abhängig von Raumanzahl und Warenmenge.
Wann sollte ich Preise und Etiketten anbringen?: Bepreise die Artikel spätestens am Vortag und kontrolliere am Morgen des Ausverkaufs noch einmal alle sichtbaren Preise. Bei Möbeln und großen Gegenständen sollten Preis und wichtige Hinweise direkt am Stück befestigt sein.
Wie richte ich die Kasse für einen Ausverkauf ein?: Richte Kasse, Wechselgeld und Zahlungsgeräte mindestens 60 Minuten vor Beginn ein und teste jede Zahlungsart einmal. Lege außerdem einen festen Platz für Einnahmen und Verpackungsmaterial fest, damit die Abwicklung nicht den Laufweg blockiert.

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