Einen Ausstellungsabend Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mit Thema, Datum und Ort und erfasse anschließend alle teilnehmenden Künstler. Fordere Arbeitsbeschreibungen, Präsentationsdateien und Ernährungswünsche frühzeitig an, damit offene Rückfragen nicht in der letzten Woche entstehen.
• Gib jedem Werk eine Nummer und gleiche diese Nummer mit Bildunterschrift, Lageplan und Programm ab. Eine einfache fortlaufende Nummerierung verhindert, dass Besucher vor einem Werk stehen, dessen Beschreibung noch fehlt.
• Plane den Raum nicht nur für die Kunst: Empfangstische, Stehtische, Stühle und Buffetische brauchen Laufwege. Prüfe vorab, ob Ausstellungstafeln und Podeste an den vorgesehenen Stellen stabil stehen und zugänglich bleiben.
• Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon vor dem Aufbau gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und Kabelbinder bereit und prüfe, ob die Kabelführung keine Stolperstelle im Besucherbereich bildet.
• Lege den Aufbauplan mit festen Uhrzeiten für Reinigung, Schadenskontrolle, Anlieferung und das Einräumen der Säle an. Cateringvorräte, Geschirr und Dekoration werden oft zu spät geprüft, obwohl fehlende Kaffeetassen oder Servierzangen erst beim Eindecken auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ausstellungsabend organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Thema und Künstlerliste. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.

Wann müssen die Werke für einen Ausstellungsabend fertig sein?

Fordere Werkdaten und Arbeitsbeschreibungen spätestens 2 bis 3 Wochen vorher an. Die fertigen Werke sollten idealerweise 1 bis 2 Tage vor dem Abend kontrolliert, nummeriert und transportbereit sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Ausstellung?

Plane für Reinigung, Schadenskontrolle, Möbel, Beschilderung, Technik und das Einräumen der Säle mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Bei vielen Werken oder mehreren Räumen ist ein Aufbau am Vortag deutlich sicherer.

Wann sollte man das Catering für einen Ausstellungsabend bestellen?

Reserviere das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die Personenzahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei auch besondere Ernährungswünsche sowie die benötigten Tassen, Gläser, Teller und Servierutensilien.

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