Astronomie-Kongress organisieren: die praktische Checkliste

Ein Astronomie-Kongress braucht mehr als ein gutes Vortragsprogramm: Räume, Technik, Verpflegung und die Beobachtung am Abend müssen zeitlich zusammenpassen. Beginne mit Datum, Themen und Referenten und öffne danach die Anmeldung. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Teilnehmerdaten, Präsentationen, Anreiseinformationen und Sonderwünsche. Am Veranstaltungstag helfen ein vorbereiteter Registrierungstisch, getestete Technik und ein klarer Ablauf für Kaffee, Essen und Teleskopbeobachtungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Kongressdatum und Programm festlegen
2 Personen
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
Location und Kongressräume reservieren
Catering und Essenszeiten reservieren
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anreise und Ankunft der Sprecher abstimmen
Vorträge und Bios anfordern
Programm finalisieren
2 Personen
Namensschilder und Badges vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Routen- und Parkinformationen versenden
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
Teleskopbeobachtungen prüfen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Referentenpaket zusammenstellen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
Kongressmaterialien zur Location bringen
3 Personen
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Sprecherraum einrichten
2 Personen
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher anschließen
2 Personen
Präsentationen und Video testen
2 Personen
Sternkarten und Broschüren auslegen
2 Personen
Teleskopfeld aufbauen
3 Personen
Außengelände für Beobachtung markieren
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen und registrieren
4 Personen
Badges und Programmhefte verteilen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Kongress eröffnen
Erste Vorträge betreuen
2 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Redner ankündigen
Dinnerbuffet ausgeben
4 Personen
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nach dem Abendessen servieren
2 Personen
Beobachtungsanleitung geben
2 Personen
Teilnehmer zu den Teleskopen begleiten
3 Personen
Sternbeobachtungsprogramm leiten
5 Personen
Beobachtungsgeräte sicher bedienen
4 Personen
Warme Getränke draußen verfügbar halten
2 Personen
Kongress abschließen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Abfall während der Veranstaltung sammeln
2 Personen
Leere Gläser und Geschirr einsammeln
3 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
Teleskope abbauen und verstauen
3 Personen
Übrige Verpflegung gekühlt lagern
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Müllsäcke verschließen und entsorgen
2 Personen
Säle und Beobachtungsbereich reinigen
3 Personen
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
Geliehene Geräte prüfen
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material sortieren
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Aufnahmen und Präsentationen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 110
TischeAnz. 18
RegistrierungstischAnz. 2
Rednertisch
BuffetischeAnz. 6
HockerAnz. 8

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaserpointerAnz. 2
TeleskopAnz. 5
SternenguckerAnz. 3
FerngläserAnz. 8
Rote TaschenlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 110
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
SternenkartenAnz. 120
InformationsbroschürenAnz. 120
TischläuferAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Referenten früh fest: Fordere Vorträge und Kurzbiografien spätestens 3 Wochen vor dem Kongress an, damit das Programm rechtzeitig finalisiert werden kann.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und übermittle die endgültige Personenzahl anschließend an das Catering.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Funkmikrofone mindestens 2 Tage vorher mit den tatsächlichen Präsentationen. Lade zusätzlich alle Vorträge auf einen zentralen Laptop.
Plane die Ankunft der Referenten separat: Schicke Routen- und Parkinformationen mindestens 5 Tage vorher und stelle für jede Person ein Referentenpaket bereit.
Prüfe die Sternbeobachtung spätestens am Nachmittag des Kongresses. Lege Teleskop, Ferngläser, Sternengucker, rote Taschenlampen und Ersatzbatterien gemeinsam bereit, damit der Wechsel vom Vortrag ins Freie nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Astronomie-Kongress planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Referenten und Räumen. Die Anmeldung sollte spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Kongress geöffnet werden.
Wann müssen die Präsentationen für einen Astronomie-Kongress vorliegen?: Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und teste sie 2 Tage vor Beginn. Lade am Veranstaltungstag alle Dateien zusätzlich auf den Vortrags-Laptop.
Wie viele Tage vorher muss das Catering gebucht werden?: Bestätige Menü, Essenszeiten und Teilnehmerzahl mindestens 7 Tage vorher. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen und gesammelt weitergeben.
Wann sollte man die Technik für den Kongress testen?: Führe einen vollständigen Test 2 Tage vorher durch, einschließlich Projektor, Mikrofonen, Lautsprechern, HDMI-Adaptern und Verlängerungskabeln. Prüfe am Veranstaltungstag nur noch die Anschlüsse und den Ton.

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