Einen Arbeitstag organisieren: der praktische Ablauf

Ein Arbeitstag gelingt, wenn Aufgaben, Helfer und Werkzeug vor dem Termin zusammenpassen. Beginne mit Ort und Arbeitsumfang, erfasse danach Anmeldungen und Ernährungswünsche und teile die Arbeitsplätze ein. Prüfe früh, welches Werkzeug vorhanden ist und was geliehen werden muss. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Empfang, eine Sicherheitsunterweisung und aufgefüllte Getränke genauso wie die eigentliche Arbeit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Location reservieren
5
Abfallentsorgung regeln
6
Werkzeug inventarisieren
2 Personen
7
Werkzeug leihen
2 Personen
8
Arbeiten festlegen
3 Personen
9
Arbeitsplätze einteilen
2 Personen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
2 Personen

Event

12
Werkzeug bereitlegen
3 Personen
13
Location öffnen
2 Personen
14
Arbeitstische aufstellen
3 Personen
15
Stühle und Ruhebereich aufstellen
2 Personen
16
Sicherheitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
17
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
18
Teilnehmende empfangen
3 Personen
19
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
20
Arbeitsgruppen zum Arbeitsplatz schicken
3 Personen
21
Malerarbeiten ausführen
4 Personen
22
Reparaturen durchführen
4 Personen
23
Garten und Gelände auf Vordermann bringen
5 Personen
24
Materialien auffüllen
25
Getränke nachfüllen
26
Snacks bereitstellen
2 Personen
27
Arbeitsergebnis prüfen
3 Personen
28
Arbeitsplätze aufräumen
5 Personen
29
Abendessen servieren
4 Personen
30
Geschirr abwaschen
2 Personen
31
Restmaterialien sortieren
2 Personen
32
Werkzeug einsammeln
3 Personen
33
Abfall sammeln
3 Personen

Nachbereitung

34
Location reinigen
4 Personen
35
Möbel zurückstellen
3 Personen
36
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
37
Ausgeliehenes Werkzeug zurückgeben
2 Personen
38
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ArbeitstischeAnz. 6
StühleAnz. 40
KlapptischAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 4
Handwerkzeug-SetsAnz. 6
HämmerAnz. 6
SchraubendrehersetsAnz. 6
WasserwaagenAnz. 3
MessbänderAnz. 6
HandsägenAnz. 4
ZangenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
SackkarrenAnz. 2

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 40
GehörschutzAnz. 12
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
AbsperrbandAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
Mehrweg-TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
AusgießkannenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
HandfegerAnz. 4

Ausstattung

BaustrahlerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Arbeiten mindestens 7 Tage vorher fest und teile sie in konkrete Gruppen auf, etwa Malerarbeiten, Reparaturen sowie Garten- und Geländearbeiten. So kannst du Arbeitsplätze und Freiwillige passend einteilen.
Erfasse Werkzeug und Sicherheitsmaterial nicht erst beim Aufbau. Prüfe Akkuschrauber, Handwerkzeug, Verlängerungskabel, Schutzbrillen, Handschuhe und Erste-Hilfe-Kästen mindestens 3 Tage vorher; fehlendes Werkzeug kannst du dann noch leihen.
Plane pro Arbeitsgruppe einen festen Arbeitsplatz mit Arbeitstisch und den benötigten Werkzeugen. Stelle zusätzliche Stühle und einen Ruhebereich bereit, damit niemand Werkzeuge oder Pausen improvisieren muss.
Bereite Kaffee und Tee vor dem Eintreffen der Teilnehmenden zu und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle Kühlboxen, Thermoskannen und wiederverwendbare Becher so auf, dass Getränke während der Arbeiten schnell nachgefüllt werden können.
Reserviere die Location und kläre die Abfallentsorgung spätestens 1 Woche vorher. Öffne am Veranstaltungstag früh genug, um Arbeitstische, Sicherheitsmaterialien, Abfallbehälter und Absperrband vor dem Empfang vollständig bereitzulegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Arbeitstag organisieren?: Beginne mindestens 2 bis 3 Wochen vorher mit Location, Einladungen und der Festlegung der Arbeiten. Werkzeug, Helfereinteilung und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin geklärt sein.
Wie teile ich die Helfer bei einem Arbeitstag ein?: Teile die Teilnehmenden nach Aufgaben und benötigtem Werkzeug in feste Arbeitsgruppen ein. Plane zusätzlich pro Gruppe eine verantwortliche Person und verschicke die Einteilung spätestens 2 Tage vorher.
Wie viel Werkzeug braucht man für einen Arbeitstag?: Plane pro Arbeitsgruppe mindestens ein vollständiges Handwerkzeug-Set und zusätzlich die Spezialgeräte für die jeweilige Aufgabe ein. Prüfe die Bestände 3 Tage vorher, damit Akkuschrauber, Sägen, Wasserwaagen und Verlängerungskabel rechtzeitig ergänzt werden können.
Was muss am Morgen eines Arbeitstags zuerst passieren?: Öffne die Location, stelle Arbeitsplätze und Ruhebereich auf und lege Werkzeug sowie Sicherheitsmaterial bereit. Danach folgen Empfang und Sicherheitsunterweisung; rechne dafür etwa 20 bis 30 Minuten vor dem Arbeitsbeginn ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.