Einen Abend der Filmklassiker Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Abend der Filmklassiker entscheidet nicht nur die Filmauswahl über den Ablauf. Du brauchst früh Klarheit über Vorführungsrechte, Untertitel, Spielzeiten und die verfügbare Technik. Plane zuerst Raum und Programm, verschicke danach die Einladungen und erledige den Techniktest spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Snacks und ein kurzer Test jedes Films, bevor die Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Raumbuchung bestätigen
2
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
3
Aufführungsrechte überprüfen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm und Zeiten teilen
8
Filme und Untertitel überprüfen
2 Personen
9
Technik vorab testen
2 Personen
10
Einkaufen gehen
2 Personen
11
Filme bereitlegen
12
Snacks haltbar lagern
13
Kühlboxen füllen
2 Personen
14
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
15
Snacks vorbereiten
3 Personen
16
Saal lüften
17
Tische aufstellen
3 Personen
18
Stühle aufstellen
3 Personen
19
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
20
Projektionsanlage anschließen
2 Personen
21
Musikanlage anschließen
2 Personen
22
Filme technisch testen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
2 Personen
24
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
25
Snacktische einrichten
2 Personen

Event

26
Türen öffnen
2 Personen
27
Besucher begrüßen
2 Personen
28
Programm vorstellen
29
Ersten Film starten
30
Snacks servieren
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Pause ankündigen
33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
34
Zweiten Film starten
35
Abend-Snacks auffüllen
2 Personen
36
Letzten Film starten
37
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

38
Geräte ausschalten
2 Personen
39
Abfall sammeln
3 Personen
40
Geschirr abwaschen
2 Personen
41
Saal reinigen
3 Personen
42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
43
Technik einpacken
2 Personen
44
Dekoration entfernen
2 Personen
45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
46
Restbestand einlagern
47
Saal bezugsfertig machen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 55
Willkommenstisch
SnacktischeAnz. 2

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FernbedienungenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 6
Filme auf DVDAnz. 3

Geschirr

TrinkgläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

FilmplakateAnz. 8
Filmklappe
TischdeckenAnz. 6

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 6
LichterkettenAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Filmprogramm mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest und prüfe für jeden Titel die Aufführungsrechte. Teile den Gästen anschließend Startzeiten, Pausen und die Reihenfolge der Filme mit.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Audiomischpult spätestens am Vortag gemeinsam. Lege HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Fernbedienungen und Ersatzbatterien direkt an der Technik bereit.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Abend ab. So kannst du Snacks, Getränke, Teller und Servierschalen passend einplanen, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
Bereite haltbare Snacks früher vor, fülle die Kühlboxen erst am Veranstaltungstag und stelle Kaffee sowie Tee kurz vor dem Einlass bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Saal lüften, Tische und Stühle stellen, Leinwand und Technik anschließen, Filme testen und danach Willkommens- sowie Snacktische einrichten. Beginne dafür mindestens 2 Stunden vorher, damit ein fehlendes Kabel oder ein Untertitelproblem noch lösbar ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Abend der Filmklassiker planen?: Beginne 3 bis 4 Wochen vorher mit Raum, Filmprogramm und Aufführungsrechten. Einladungen sollten etwa 2 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wann sollte man die Filmtechnik testen?: Teste die komplette Anlage spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein und prüfe Bild, Ton, Lautstärke, Untertitel sowie jedes Abspielmedium.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmabend?: Rechne mit mindestens 2 Stunden für Saal, Tische, Stühle, Leinwand, Projektor, Lautsprecher und Dekoration. Wenn die Technik nicht vorab verkabelt wurde, sind 30 bis 60 zusätzliche Minuten sinnvoll.
Wie viele Snacks und Getränke braucht man pro Person?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und fülle anschließend nach Bedarf auf. Bei Snacks sind 2 bis 3 kleine Portionen pro Person und Film ein brauchbarer Richtwert; besondere Ernährungswünsche solltest du 7 Tage vorher abfragen.

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