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Checkliste für den Abend der Filmklassiker

Ein Abend der Filmklassiker braucht mehr Vorbereitung als eine normale Filmrunde: Neben dem Programm müssen Aufführungsrechte, Untertitel und die gesamte Projektion stimmen. Plane zuerst Raum, Filme und Einladungen und teste die Technik spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Getränke, Snacks und ein ruhiger Technikcheck. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Aufführungsrechte überprüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten teilen

  • Filme und Untertitel überprüfen

    2 Personen

  • Technik vorab testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filme bereitlegen

  • Snacks haltbar lagern

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Saal lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektionsanlage anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Filme technisch testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Snacktische einrichten

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Ersten Film starten

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Zweiten Film starten

  • Abend-Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Letzten Film starten

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Technik einpacken

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

  • Saal bezugsfertig machen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • Willkommenstisch
  • SnacktischeAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FernbedienungenAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 6
  • Filme auf DVDAnz. 3

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 8
  • Filmklappe
  • TischdeckenAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 3

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Aufführungsrechte, bevor du das Filmprogramm verschickst. So musst du Einladungen nicht kurzfristig ändern, falls ein Titel nicht gezeigt werden darf.
  • Teste jeden Film mit Bild, Ton und Untertiteln spätestens am Vortag. Lege außerdem Fernbedienungen, Ersatzbatterien und die passenden Kabel direkt beim Projektor bereit.
  • Teile Programm und Anfangszeiten mindestens 5 bis 7 Tage vorher mit. Erwähne dabei auch, wann Einlass ist und ob Gäste ihre Ernährungswünsche noch melden können.
  • Bereite haltbare Snacks frühzeitig vor und stelle gekühlte Getränke erst am Veranstaltungstag in die Kühlboxen. Kaffee und Tee kannst du kurz vor dem Einlass in Thermoskannen füllen.
  • Baue Leinwand, Projektor und Lautsprecher auf, bevor du Tische und Dekoration fertig machst. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein, damit ein fehlendes Kabel oder ein Tonproblem nicht erst beim Einlass auffällt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Abend der Filmklassiker planen?
Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit der Raumbuchung, dem Filmprogramm und der Prüfung der Aufführungsrechte. Einladungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte ich die Filmtechnik testen?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe jeden Film einmal mit Bild, Ton und Untertiteln. Am Veranstaltungstag reicht zusätzlich ein kurzer Funktionstest von etwa 15 Minuten.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Leinwand, Projektor, Lautsprecher und Dekoration ein. Wenn die Technik noch nicht vertraut ist, sind 2 Stunden realistischer.
Wann soll ich Snacks und Getränke vorbereiten?
Haltbare Snacks kannst du 1 bis 2 Tage vorher vorbereiten und geschützt lagern. Kühlboxen, Kaffee, Tee und frische Snacks werden am besten 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass fertiggestellt.

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