Checklist voor een zwerfafvalestafette organiseren
Een zwerfafvalestafette staat of valt met een duidelijke route, goed ingedeelde teams en materiaal dat per team klaarstaat. Regel eerst de startlocatie, afvalafvoer, vergunningen en meldingen; werk daarna de wisselpunten, routekaarten en veiligheidsmaatregelen uit. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en controleer je de voorraad. Op de dag zelf moeten registratie, catering, communicatie en afzetting tegelijk kunnen starten, zonder dat vrijwilligers nog spullen bij elkaar zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en startlocatie vastleggen
2 personen
Afvalafvoer reserveren
Vergunning en meldingen controleren
Start- en wisselpunten bepalen
2 personen
Routekaarten maken
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Werving via buurtkanalen plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Teamleiders informeren
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Route fysiek nalopen
3 personen
Gevaarlijke plekken markeren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Teamsets samenstellen
3 personen
Routekaarten lamineren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Event
Startterrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Teamsets klaarleggen
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Hesjes en handschoenen uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Teams naar routes begeleiden
6 personen
Eerste etappe begeleiden
8 personen
Afval verzamelen en sorteren
20 personen
Wisselpunten bemannen
6 personen
Afvalzakken bij wisselpunten aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Pauzehapjes uitdelen
3 personen
Tussentijdse weging registreren
2 personen
Laatste etappe begeleiden
8 personen
Volle zakken verzamelen
4 personen
Afval wegen en registreren
3 personen
Afval voor afvoer klaarzetten
4 personen
Einduitslag bekendmaken
2 personen
Bedankmoment verzorgen
3 personen
Gebruikte materialen innemen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Nazorg
Startterrein schoon achterlaten
4 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Afvalafvoer controleren
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
Resultaten publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Klaptafelsaantal 2
Afvalinzameling
- Afvalgrijpersaantal 40
- Herbruikbare afvalemmersaantal 20
- Sorteerbakkenaantal 6
- Weegschalenaantal 2
- Afvalkarrenaantal 4
Veiligheid
- Veiligheidsvestenaantal 30
- Veiligheidsbrillenaantal 30
- EHBO-koffersaantal 2
- Pionnenaantal 20
- Afzetlintrollenaantal 4
Communicatie
- Portofoonsaantal 8
- Megafoon
- Routekaartenaantal 25
- Clipboardsaantal 8
- Stiftenaantal 20
- Balpennenaantal 30
- Deelnemersbordenaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Krattenaantal 12
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blikvangersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 3
- Opvouwbare wastafelsaantal 2
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Loop de route minimaal één keer fysiek na en markeer gevaarlijke plekken vóór je de routekaarten maakt. Noteer ook waar teams veilig kunnen wisselen en waar afvalkarren kunnen komen.
- Maak per team een complete set met afvalgrijpers, herbruikbare afvalemmers, veiligheidsvesten, veiligheidsbrillen, routekaart, clipboard en stiften. Leg deze sets uiterlijk de avond ervoor klaar.
- Plan de afvalafvoer vóór je deelnemers uitnodigt. Spreek af hoeveel afvalkarren of bakken nodig zijn en wie het ingezamelde afval na afloop sorteert en afvoert.
- Zet één communicatiekanaal vast voor teamleiders en controleer de portofoons vóór de start. Gebruik de megafoon alleen voor gezamenlijke instructies, zodat route- en veiligheidsmeldingen via de teamleiders blijven lopen.
- Reserveer voor de start minimaal 60 minuten voor partytenten, tafels, inschrijftafel, cateringtafel en afzetlint. Koelboxen, thermoskannen, herbruikbare bekers en servies horen dan al op hun plek te staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zwerfafvalestafette organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd voor route en locatie, vergunningen of meldingen, afvalafvoer, werving en het verwerken van aanmeldingen.
- Hoeveel materiaal heeft elk team nodig bij een zwerfafvalestafette?
- Maak voor elk team één volledige teamset en voeg één reservekit toe. Neem per set in elk geval inzamelmateriaal, veiligheidsmiddelen, een routekaart en schrijfmateriaal op.
- Wanneer moet ik de route voor een zwerfafvalestafette controleren?
- Loop de route 7 tot 10 dagen vooraf na en controleer haar opnieuw op de ochtend zelf. Zo kun je nieuwe obstakels, gevaarlijke plekken of gewijzigde doorgangen nog verwerken.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw?
- Plan minstens 60 minuten voor de opbouw van het startterrein en nog 30 minuten voor de laatste controle. Controleer daarna de deelnemerslijst, teamsets, communicatie en afvalafvoer voordat deelnemers starten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!