Zo organiseer je een zwerfafvalestafette

Begin niet met het werven van deelnemers, maar met de route en de afvalafvoer. Leg daarna start- en wisselpunten vast, controleer vergunningen en loop het traject fysiek na. Pas als veiligheid, materiaal en verwerking geregeld zijn, deel je deelnemers in teams in. Op de dag zelf draait alles om duidelijke teamsets, zichtbare wisselpunten en één aanspreekpunt per route. Zo voorkom je dat vrijwilligers wachten op grijpers, dat afval zich ophoopt of dat gevaarlijke plekken pas tijdens de estafette worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en startlocatie vastleggen
2 personen
2
Afvalafvoer reserveren
3
Vergunning en meldingen controleren
4
Start- en wisselpunten bepalen
2 personen
5
Routekaarten maken
2 personen
6
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Werving via buurtkanalen plaatsen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Teamleiders informeren
2 personen
13
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
14
Route fysiek nalopen
3 personen
15
Gevaarlijke plekken markeren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Teamsets samenstellen
3 personen
19
Routekaarten lamineren
2 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken

Event

21
Startterrein afzetten
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Cateringtafel inrichten
3 personen
26
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
27
Teamsets klaarleggen
3 personen
28
Deelnemers registreren
4 personen
29
Hesjes en handschoenen uitdelen
3 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
31
Teams naar routes begeleiden
6 personen
32
Eerste etappe begeleiden
8 personen
33
Afval verzamelen en sorteren
20 personen
34
Wisselpunten bemannen
6 personen
35
Afvalzakken bij wisselpunten aanvullen
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Pauzehapjes uitdelen
3 personen
39
Tussentijdse weging registreren
2 personen
40
Laatste etappe begeleiden
8 personen
41
Volle zakken verzamelen
4 personen
42
Afval wegen en registreren
3 personen
43
Afval voor afvoer klaarzetten
4 personen
44
Einduitslag bekendmaken
2 personen
45
Bedankmoment verzorgen
3 personen
46
Gebruikte materialen innemen
4 personen
47
Meubilair afbreken
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen

Nazorg

49
Startterrein schoon achterlaten
4 personen
50
Materialen schoonmaken
3 personen
51
Afvalafvoer controleren
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Deelnemers bedankbericht sturen
54
Resultaten publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Klaptafelsaantal 2

Afvalinzameling

Afvalgrijpersaantal 40
Herbruikbare afvalemmersaantal 20
Sorteerbakkenaantal 6
Weegschalenaantal 2
Afvalkarrenaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 30
Veiligheidsbrillenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
Pionnenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Routekaartenaantal 25
Clipboardsaantal 8
Stiftenaantal 20
Balpennenaantal 30
Deelnemersbordenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Krattenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blikvangersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Opvouwbare wastafelsaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer de afvalafvoer voordat je uitnodigingen verstuurt. Spreek af hoeveel afval er wordt opgehaald, waar het tijdelijk staat en wanneer de afvalkarren of andere afvoer klaar moeten staan; bij 54 voorbereidende taken raakt dit onderdeel anders snel ondergesneeuwd.
Loop de volledige route minstens één keer na, bij voorkeur binnen 7 dagen voor de estafette. Markeer gevaarlijke plekken, controleer wisselpunten en pas routekaarten aan voordat je ze lamineert.
Maak per team één complete set met afvalgrijpers, veiligheidsvesten, routekaart, stiften en een afvalemmer. Tel de sets de avond ervoor en leg minstens één reservegrijper en extra veiligheidshesjes bij de inschrijftafel.
Gebruik portofoons voor teamleiders en een megafoon op het startterrein. Geef iedere teamleider vooraf de starttijd, wisselvolgorde, meldprocedure voor gevaarlijk afval en het nummer van de centrale contactpersoon.
Richt het startterrein op tijd in met afzetlint, pionnen, deelnemersborden en een aparte inschrijf- en cateringtafel. Koel dranken vooraf in koelboxen en zet koffie, thee en water klaar voordat de eerste teams aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwerfafvalestafette organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, startlocatie, afvalafvoer en vergunningen of meldingen. Gebruik de laatste 7 dagen voor de fysieke routecontrole, materiaalcheck en definitieve teamindeling.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een zwerfafvalestafette?: Plan minimaal 2 uur voor het opbouwen van partytenten, tafels, stoelen, afzetting, inschrijftafel en catering. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een briefing van teamleiders en een controle van de teamsets.
Wanneer moet ik de route van een zwerfafvalestafette controleren?: Loop de route ongeveer 7 dagen vooraf volledig na en controleer haar opnieuw op de ochtend zelf. Noteer gevaarlijke plekken, ontbrekende markeringen en wijzigingen op de routekaarten voordat teams starten.
Hoeveel afvalmateriaal heeft elk team nodig?: Geef elk team minimaal één afvalgrijper, één afvalemmer, voldoende veiligheidsvesten, een routekaart en een clipboard met schrijfmateriaal. Leg daarnaast minstens één reservegrijper en extra vesten centraal klaar voor defecten of extra deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.