Checklist voor een goed georganiseerde zwemwedstrijd
Een zwemwedstrijd organiseren vraagt meer dan een zwembad en deelnemers. Je moet banen reserveren, startgroepen maken, vrijwilligers indelen en alle wedstrijdmaterialen op tijd controleren. Ook deelnemersinformatie, medische gegevens, prijzen en catering moeten klaarstaan voordat de eerste zwemmer aantikt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen en voorkom dat je op de wedstrijddag nog startlijsten, koelboxen of een werkende omroepinstallatie moet regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zwembad en banen reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startgroepen samenstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Muziek afspeellijst samenstellen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Startlijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Medische gegevens controleren
2 personen
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Wedstrijdtafel opbouwen
3 personen
Baanlijnen en keerpunten controleren
3 personen
Startblokken controleren
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Kleedkamers aanwijzen
2 personen
Inzwemmen begeleiden
3 personen
Opening aankondigen
Wedstrijdheats afroepen
2 personen
Tijden registreren
4 personen
Baanwissels begeleiden
4 personen
Veiligheid rond het bad bewaken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tussentijden bekendmaken
Einduitslagen controleren
3 personen
Finales aankondigen
Finales begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Medailles en prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid en sluiting aankondigen
Deelnemers naar kleedkamers verwijzen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Wedstrijdmateriaal afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedkamers nalopen
2 personen
Zwemruimte schoonmaken
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Uitslagen digitaal verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
Materialen laten drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Garderoberekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startblokkenaantal 6
- Baanlijnenaantal 6
- Keerpuntvlaggenaantal 12
- Startnummersaantal 80
- Stopwatchesaantal 8
- Fluitjesaantal 6
- Medaillesaantal 80
- Bekersaantal 12
- Badmintonnetten
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Omroepinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Buffetbakkenaantal 8
- Boodschappen
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Koekdozenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudbakkenaantal 12
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer onder meer afstanden, leeftijdsgroepen, startprocedure en hoe je tijden registreert, zodat deelnemers dezelfde informatie krijgen.
- Verwerk aanmeldingen niet pas na de sluitingsdatum. Verzamel tegelijk dieetwensen en medische gegevens en maak daarna de startgroepen en startlijsten; druk de definitieve deelnemerslijst en startlijsten uiterlijk de dag ervoor af.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdstip in. Denk naast tijdwaarnemers ook aan hulp bij de wedstrijdtafel, catering, deelnemersbegeleiding en het omroepen; zorg dat iedereen weet waar hij of zij moet zijn voordat de eerste serie begint.
- Controleer het bad en de techniek minstens één keer vooraf en opnieuw op de wedstrijddag. Loop baanlijnen, keerpuntvlaggen en startblokken na en test de omroepinstallatie, microfoons, laptop, printer en verlengsnoeren voordat deelnemers binnenkomen.
- Bouw catering en ontvangst ruim vóór de start op. Vul koelboxen, zet waterkannen en herbruikbare bekers klaar, plaats afvalbakken en controleer of tafels, stoelen en garderoberekken op hun plek staan; zo blijft de wedstrijdtafel vrij voor uitslagen en medailles.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het zwembad en de banen reserveren. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en bestel medailles en andere prijzen voordat de definitieve startgroepen worden gemaakt.
- Welke vrijwilligers heb ik nodig bij een zwemwedstrijd?
- Plan minimaal één wedstrijdcoördinator, meerdere tijdwaarnemers, iemand voor de start en omroep, en hulp voor ontvangst en catering. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedere vrijwilliger een taak, starttijd en aanspreekpunt.
- Wanneer maak ik de startlijsten voor een zwemwedstrijd?
- Maak de startgroepen nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en eventuele medische gegevens zijn verwerkt. Druk de definitieve startlijsten en deelnemerslijst uiterlijk de dag vóór de wedstrijd af; houd ook een digitale kopie op de laptop.
- Wat moet ik op de wedstrijddag van een zwemwedstrijd controleren?
- Controleer vóór opening de baanlijnen, keerpuntvlaggen, startblokken, startnummers, stopwatches en fluitjes. Test daarna de omroepinstallatie en microfoons, vul de koelboxen en controleer of wedstrijdtafel, cateringbuffet en informatieborden klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!