Zomerwandeling organiseren: checklist en planning

Een zomerwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt vooraf de start- en eindlocatie, controleert de route volledig en legt een alternatief vast voor slecht weer of afgesloten paden. Ook de taakverdeling onderweg moet duidelijk zijn: met voorlopers, achterlopers en een EHBO-begeleider. Gebruik deze checklist om 69 taken en 32 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reserveringen tot gekoelde dranken en voorbereide hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wandelroute selecteren
2 personen
Route volledig voorlopen
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Benodigde toestemming aanvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route-informatie versturen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Definitieve route bevestigen
2 personen
Rustpunten vastleggen
2 personen
Noodnummers verzamelen
Begeleiders indelen
2 personen
EHBO-begeleider aanwijzen
Voorlopers aanwijzen
Achterlopers aanwijzen
Cateringplanning maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Picknickpakketten samenstellen
3 personen
Routekaarten printen
Deelnemersbadges klaarleggen
Routepijlen sorteren
2 personen
Startlocatie opbouwen
4 personen
Eindlocatie opbouwen
4 personen
Route markeren
3 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

Deelnemers aanmelden
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Wandelinstructie geven
2 personen
Wandeling begeleiden
5 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Achterblijvers opvangen
2 personen
EHBO-verzoeken afhandelen
Aankomst registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Sandwiches serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Startlocatie afbreken
4 personen
Eindlocatie afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen reinigen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Deelnemersberichten beantwoorden
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatieoplevering bevestigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 45
Partytentaantal 2
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 30
Markeringstapeaantal 6
Afzetlintaantal 2
Routekaartenaantal 50
Clipboardaantal 4
Pennenaantal 12
Naambadgesaantal 50
Fluitjesaantal 6
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Wegwerphandschoenenaantal 20
Thermische dekensaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route minstens één keer volledig voor en noteer rustpunten, lastige oversteekplaatsen en plekken zonder schaduw. Leg meteen een alternatieve route vast voor wegwerkzaamheden, hitte of een afgesloten pad.
Regel start- en eindlocatie vroeg en controleer of toestemming nodig is. Plan de definitieve route uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat routekaarten, routepijlen en markering nog kunnen worden aangepast.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak de cateringplanning op basis van het definitieve aantal deelnemers. Controleer versproducten vlak voor vertrek en koel dranken tijdig in koelboxen.
Wijs per groep een voorloper, achterloper en EHBO-begeleider aan. Geef begeleiders een deelnemerslijst, noodnummers, fluitje, powerbank en duidelijke instructies voor verdwalen of een ongeval.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Neem bij een avondwandeling ledlampen en zaklampen mee en richt een beschutte plek in met een partytent, klaptafels en thermoskannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomerwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de route, locaties en eventuele toestemming. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de wandeling en bevestig route en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een zomerwandeling?: Wijs minimaal één voorloper, één achterloper en één EHBO-begeleider aan. Bij meerdere groepen heeft elke groep daarnaast een eigen voor- en achterloper nodig; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel drinken moet ik meenemen voor een zomerwandeling?: Reken bij warm weer op minimaal 1,5 liter drinken per deelnemer voor een wandeling van enkele uren, plus extra voor het rustpunt. Koel de dranken vooraf en controleer de voorraad de avond ervoor.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een zomerwandeling?: Controleer het weer 48 uur vooraf voor de routebeslissing en nogmaals op de ochtend van de wandeling. Neem bij hoge temperaturen extra rustmomenten, schaduw en een alternatief programma mee in je planning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.