Zo organiseer je een zomerpicknick zonder last-minute stress

Begin bij de locatie en werk daarna in vaste stappen naar de dag zelf toe. Reserveer de plek, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je eten en materiaal definitief regelt. Plan vervolgens de boodschappen, leveringen en voorbereiding, met extra aandacht voor koeling, transport en de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst tenten, tafels en kleden, daarna buffet, dranken en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Leveringen bevestigen
8
Boodschappen doen
3 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Groenten en fruit wassen
2 personen
11
Salades voorbereiden
3 personen
12
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
13
Versiering sorteren
14
Materialen inpakken
3 personen
15
Transport laden
3 personen
16
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Picknickkleden neerleggen
2 personen
20
Buffettafels inrichten
3 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Muziek en verlichting testen
2 personen
23
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
24
Eten op temperatuur zetten
3 personen
25
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Picknickbuffet serveren
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Buffet aanvullen
2 personen
32
Afval verzamelen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Laatste ronde opruimen
3 personen

Nazorg

35
Eten veilig verpakken
2 personen
36
Meubilair afbreken
4 personen
37
Locatie schoonmaken
4 personen
38
Materialen terugbrengen
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Koelboxen leegmaken
41
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratieaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Kubb-spellenaantal 2
Badmintonsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknicklocatie minimaal 4 weken vooraf en controleer meteen of partytenten, muziek en stroom zijn toegestaan. Zo voorkom je dat je na het versturen van de uitnodigingen nog van plek moet wisselen.
Sluit de gastenlijst 7 dagen voor de picknick. Verzamel tegelijk dieetwensen en maak daarna pas de definitieve hoeveelheden voor salades, brood, beleg, groenten, fruit en dranken.
Plan boodschappen, leveringen en transport uiterlijk 1 dag vooraf. Koel dranken alvast in koelboxen en pak servies, serveerschalen, snijplanken en schoonmaakmateriaal per taak of tafel in.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg een alternatief klaar voor regen of harde wind, zoals partytenten en een aangepaste opstelling op een droge, stevige ondergrond.
Reserveer voor de opbouw minstens 2 uur vóór ontvangst. Controleer eerst locatie en ondergrond, bouw daarna tenten op, zet tafels en stoelen neer en richt pas als laatste het buffet, de dranken en de ontvangsttafel in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerpicknick organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met het reserveren van de locatie en het versturen van uitnodigingen. Rond de gastenlijst 7 dagen voor de picknick af, zodat je nog tijd hebt voor dieetwensen en bestellingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zomerpicknick op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, picknickkleden, buffet en ontvangsttafel. Test muziek en verlichting voordat gasten arriveren, niet pas tijdens de ontvangst.
Wanneer moet je eten voor een zomerpicknick klaarmaken?: Was groenten en fruit en bereid salades bij voorkeur de dag ervoor. Zet brood, beleg en serveerschalen op tijd klaar en houd gekoelde gerechten tot kort voor het eten gekoeld.
Wat doe je bij regen tijdens een zomerpicknick?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de dag zelf. Bouw partytenten alleen op een geschikte ondergrond en spreek vooraf af wanneer je de opstelling of locatie aanpast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.