Zeilwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een zeilwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan uitzetten en een startschip regelen. Je legt eerst het reglement, de locatie, start- en finishprocedures en het veiligheidsplan vast. Daarna volgen inschrijvingen, ligplaatsen, vrijwilligers, deelnemerscommunicatie en materiaalcontroles. Deze checklist helpt je de 73 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat marifoons, reddingsmiddelen, baanboeien, startlijsten en catering op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Wedstrijdlocatie vastleggen
Wedstrijdbaan bepalen
2 personen
Start- en finishprocedures bepalen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Rescueboot vastleggen
Startschip vastleggen
Ligplaatsen reserveren
Clubhuis reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemersgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
Prijzen bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemersbrief versturen
Routekaart delen
Materiaal controleren
2 personen
Marifoons opladen
Startlijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zeilnummers klaarleggen
2 personen
Wedstrijdborden maken
2 personen
Baanmarkeringen controleren
2 personen
Startschip inspecteren
2 personen
Rescueboot inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Boten naar start begeleiden
3 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startprocedure uitvoeren
3 personen
Wedstrijd op het water volgen
4 personen
Rondetijden registreren
2 personen
Veiligheidscommunicatie onderhouden
2 personen
Finishvolgorde vastleggen
3 personen
Boten terug begeleiden
3 personen
Finishdranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Maaltijd uitserveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Laatste deelnemers informeren

Nazorg

Terrein vrijmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Clubhuis schoonmaken
3 personen
Rescueboot schoonmaken
2 personen
Startschip schoonmaken
2 personen
Baanmarkeringen verwijderen
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Beschadigd materiaal apart zetten
Wedstrijdadministratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Sportmateriaal

Baanboeienaantal 8
Boeilijnenaantal 8
Ankersaantal 8
Startvlaggenaantal 6
Finishvlaggenaantal 2
Startnummersaantal 40
Fluitjesaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Werplijnenaantal 4
Nooddekensaantal 12
Reddingsboot
Startschip

Apparatuur

Marifoonsaantal 5
Megafoon
Geluidsinstallatie
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en serveermessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumachtergrond

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdprocedures minimaal 6 weken vooraf vast. Noteer in het reglement ook startgroepen, tijdslimieten, protestprocedure en de manier waarop deelnemers de baaninformatie ontvangen.
Regel de rescueboot, het startschip en de ligplaatsen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer per vaartuig wie de bediening doet en welke marifoon en reddingsmiddelen beschikbaar zijn.
Sluit de inschrijving ongeveer 10 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna deelnemersgegevens, dieetwensen en startnummers en verwerk wijzigingen in één definitieve deelnemerslijst.
Plan de veiligheidscontrole uiterlijk 24 uur voor de start. Controleer baanboeien, boeilijnen, ankers, reddingsvesten, werplijnen, nooddekens, fluitjes en opgeladen marifoons.
Druk startlijsten en routekaarten op de wedstrijddag pas af nadat de weersverwachting is gecontroleerd. Koel dranken vooraf en richt registratie, clubhuis en eventuele partytenten zo in dat deelnemers niet bij één tafel blijven wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeilwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, reglement, wedstrijdbaan en veiligheidsplan. Reserveer rescueboot, startschip, ligplaatsen en clubhuis zo vroeg mogelijk, omdat deze onderdelen de rest van de planning bepalen.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een zeilwedstrijd?: Sluit de inschrijving ongeveer 10 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over om deelnemersgegevens te controleren, startnummers toe te wijzen, dieetwensen te verzamelen en de startlijsten af te drukken.
Welke veiligheidsmaterialen heb je nodig bij een zeilwedstrijd?: Voorzie minimaal in een reddingsboot, reddingsvesten, werplijnen, nooddekens, fluitjes en opgeladen marifoons. Controleer dit materiaal uiterlijk 24 uur voor de start en wijs vooraf de verantwoordelijke vrijwilligers aan.
Wanneer verstuur je de deelnemersbrief?: Verstuur de deelnemersbrief uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd. Neem starttijd, routekaart, ligplaatsen, registratie-instructies, veiligheidsinformatie en de laatste praktische wijzigingen op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.