Zo organiseer je een yogaworkshop zonder last-minute stress

Begin met het programma, de datum en de beschikbare ruimte. Bevestig daarna de docent en locatie voordat je uitnodigingen en het aanmeldformulier verstuurt. Tijdens de inschrijving verzamel je dieetwensen en houd je de deelnemerslijst actueel, zodat je catering en materialen kunt afstemmen. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, voldoende bewegingsruimte en een tijdige controle van matten, accessoires, muziek en microfoon.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2
Docent en locatie bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Bevestiging naar deelnemers sturen
9
Reservering definitief maken
10
Yoga- en geluidsmateriaal controleren
2 personen
11
Cateringhoeveelheden bepalen
12
Boodschappenlijst afronden
13
Yoga- en horecamateriaal inkopen
2 personen
14
Verse boodschappen doen
2 personen
15
Deelnemerslijst printen
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Dranken koelen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte ventileren
20
Yogamatten uitrollen
2 personen
21
Yoga-accessoires klaarleggen
2 personen
22
Stoelen en tafels opstellen
2 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
24
Thee- en waterpunt klaarzetten
25
Muziek en microfoon testen

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Welkom en programma toelichten
29
Yogaworkshop begeleiden
30
Pauzedranken serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Thee en snacks serveren
2 personen
33
Vragen van deelnemers beantwoorden
34
Avondprogramma begeleiden
35
Afscheid en feedbackkaart uitdelen
36
Deelnemers uitchecken

Nazorg

37
Restanten veilig verpakken
2 personen
38
Yogamateriaal verzamelen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
2 personen
43
Apparatuur uitschakelen
44
Locatie afsluiten
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 24
Yogablokkenaantal 48
Yogariemenaantal 24
Yogabolstersaantal 12
Meditatiekussensaantal 24
Dekensaantal 24
Oogkussensaantal 24

Meubilair

Stoelenaantal 24
Tafelsaantal 4
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Theeglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Theepottenaantal 3

Keuken

Waterkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 4
Serveerlepelsaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Telefoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timer

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 24
Kaartjeshoudersaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Stoffer en blik
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimte op basis van het aantal deelnemers en leg per persoon een yogamat klaar. Houd yogablokken, riemen, bolsters, dekens en meditatiekussens apart beschikbaar, zodat deelnemers niet tijdens de les hoeven te zoeken.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de workshop en gebruik de definitieve deelnemerslijst voor naamkaartjes, catering en dieetwensen. Stuur daarna een bevestiging met aanvangstijd, locatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer geluidsmateriaal niet pas bij de start. Test de draagbare speaker, draadloze microfoon, telefoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen vóór ontvangst van de groep.
Richt de ontvangsttafel in voordat je de yogamatten uitrolt. Leg naamkaartjes klaar en zet een apart thee- en waterpunt neer met waterkannen, theepotten, herbruikbare bekers en theeglazen.
Open de locatie ruim vóór het programma, ventileer de ruimte en controleer looproutes en kabels. Zet stoelen en tafels zo neer dat de ontvangst en catering niet in de yogaruimte terechtkomen; controleer ook timer, verlichting en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd van tevoren moet ik een yogaworkshop organiseren?: Leg datum, programma, docent en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Open daarna direct het aanmeldformulier, zodat je tijd hebt om deelnemers, dieetwensen en cateringhoeveelheden te verwerken.
Hoeveel yogamateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Reken minimaal één yogamat per deelnemer en leg gedeelde accessoires centraal klaar. Voor een groep van 20 deelnemers controleer je dus 20 matten en voldoende blokken, riemen, bolsters, dekens en meditatiekussens.
Wanneer stuur ik de bevestiging naar deelnemers?: Stuur de eerste bevestiging direct na de aanmelding en een praktische eindbevestiging zodra de inschrijving sluit. Doe dat uiterlijk 2 tot 3 dagen vóór de workshop, met tijd, route, programma en eventuele dieetafspraken.
Hoe vroeg moet ik de yogaruimte openen?: Open de locatie minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Gebruik die tijd om te ventileren, matten en accessoires klaar te leggen, thee en water neer te zetten en muziek en microfoon te testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.