Wijnfietstocht organiseren: checklist en planning

Een wijnfietstocht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een mooie route en een paar wijnlocaties. Je legt vooraf de volgorde van de proeverijen vast, reserveert start- en stopplaatsen en controleert of de route veilig is voor de hele groep. Verzamel dieetwensen en contactgegevens op tijd, zodat je bestellingen en indelingen definitief kunt maken. Deze checklist helpt je van eerste routekeuze tot fietscontrole, boodschappen en de laatste deelnemersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Wijnlocaties selecteren
2 personen
Wijnproeverijen reserveren
Startlocatie reserveren
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Betaalgegevens versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Deelnemersindeling maken
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Routekaart ontwerpen
Routekaart laten afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Deelnemersdefinitief bevestigen
Wijnhoeveelheden bevestigen
Fietsen op gebreken controleren
3 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Fietspompen klaarzetten
Boodschappen doen
3 personen
Wijn en dranken koelen
2 personen
Proefglazen sorteren
2 personen
Startpakketjes samenstellen
3 personen
EHBO-set controleren
Telefoonnummers hulpdiensten noteren
Tafels en tenten klaarzetten
3 personen
Startpunt afzetten
2 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Rustpunten markeren
2 personen
Proefstations inrichten
4 personen
Wijnen per station klaarzetten
3 personen
Hapjes per station verdelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startpakketten uitstallen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Inschrijving openen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Fietsveiligheid uitleggen
2 personen
Route en groepsregels uitleggen
2 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Routepost eerste deel bemannen
2 personen
Eerste wijnproeverij begeleiden
4 personen
Eerste hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietsen tussentijds controleren
2 personen
Groepen naar tweede stop begeleiden
3 personen
Tweede proefstation bedienen
4 personen
Tweede hapjes serveren
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Routepost tweede deel bemannen
2 personen
Groepen naar finish begeleiden
3 personen
Aankomst deelnemers registreren
2 personen
Finishdranken serveren
3 personen
Finishhapjes serveren
3 personen
Derde wijnproeverij begeleiden
4 personen
Water en frisdrank bijvullen
2 personen
Veilige terugrit benadrukken
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Fietsmateriaal controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Routeborden opslaan
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Karaffenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Accubankenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 10
Reservebinnenbandenaantal 8
Fietsslotenaantal 10
Routekaarthoudersaantal 12
Fietsmandenaantal 6
Fietsverlichtingssetsaantal 12
Sleutelhangersaantal 60

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Startvlaggenaantal 4
Bannersaantal 6
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Wijnopenersaantal 10
Flessenkoelersaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg naast de definitieve route ook een alternatieve route vast. Controleer beide routes op verkeersveiligheid, lastige kruisingen en plekken waar je met een grote groep niet veilig kunt stoppen.
Reserveer wijnproeverijen zodra datum en deelnemerslimiet bekend zijn. Bevestig uiterlijk vóór de laatste deelnemersbevestiging hoeveel wijn, water en eventuele hapjes per stop nodig zijn.
Plan de deelnemersindeling en begeleiders niet pas op de dag zelf. Stuur routekaart, starttijd, contactgegevens van de organisatie en afspraken over alcohol en fietsen enkele dagen vooraf.
Controleer alle fietsen uiterlijk de dag vóór vertrek op gebreken, remmen en verlichting. Zet per groep een fietspomp, fietsreparatieset en reservebinnenbanden klaar en controleer ook de accubanken.
Doe boodschappen pas nadat dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers zijn verwerkt. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en zorg daarnaast voor voldoende water tijdens de route.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnfietstocht?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon, naast water. Stem de totale hoeveelheid af op het aantal proeverijlocaties, de geplande schenkgrootte en de duur van de tocht.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, wijnlocaties en startlocatie. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je tijd houdt voor reserveringen, deelnemersindeling en een alternatieve route.
Hoe maak je een wijnfietstocht veilig?: Controleer de route vooraf en leg een alternatief vast voor drukke of onveilige wegdelen. Controleer fietsen en verlichting uiterlijk één dag vooraf en deel begeleiders, reflecterende hesjes en contactgegevens met alle groepen.
Wat stuur je deelnemers vooraf voor een wijnfietstocht?: Stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf de definitieve starttijd, routekaart, startlocatie, groepsindeling en contactgegevens. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen en wanneer eventuele dieetwensen of wijzigingen uiterlijk doorgegeven moeten zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.