Wijkfestival organiseren: checklist en planning

Een wijkfestival vraagt vooral om goede volgorde: eerst datum, locatie, programma en vergunningen, daarna leveranciers, vrijwilligers en communicatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, plattegrond, stroom en bewegwijzering. Controleer een paar dagen vooraf alle leveringen, voorraad en materialen. Op de opbouwdag regel je sleutels, terrein, afzetting en transport voordat bezoekers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Leveranciers en reserveringen vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Optredens en activiteiten bevestigen
2 personen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Programma en bewegwijzering drukken
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Leveringen voor ontvangst bevestigen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad opslaan
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Eettafels dekken
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Spelmaterialen klaarleggen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelmaterialen aanvullen
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Verlichting controleren
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Voedsel veilig verpakken
3 personen
Dranken en voorraad opslaan
2 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonvegen
3 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval en emballage wegbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 12
Klapstoelaantal 100
Biertafelsetaantal 8
Buffettafelaantal 4
Informatiebalie
Garderoberekaantal 2
Kleedaantal 8

Servies

Herbruikbaar bordaantal 120
Herbruikbare komaantal 80
Herbruikbaar glasaantal 180
Koffiekopaantal 80
Vorkaantal 120
Mesaantal 120
Lepelaantal 120
Opscheplepelaantal 12
Serveertangaantal 8
Dienbladaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 12
Ballonnenboogaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Bloempotaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Actieve speakeraantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6
Koelboxaantal 4
Luidsprekerkabelaantal 4
Handkaraantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 6
Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Serveerschaalaantal 12
Koeltasaantal 4
Flessenopeneraantal 4
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakaantal 10
Afvalgrijperaantal 2
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Schoonmaakhandschoenaantal 8

Verlichting

Led-lichtsnoeraantal 8
Bouwlampaantal 4
Lantaarnaantal 8

Sportmateriaal

Voetbalaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeeaantal 4
Springtouwaantal 6
Pionaantal 20
Ringwerpsetaantal 2
Spelkleedaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Controleer ook of een melding of extra toestemming nodig is voor optredens, geluid en gebruik van het terrein.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per onderdeel één aanspreekpunt aan. Zo zijn ontvangst, informatiebalie, activiteiten, catering en opruimen niet afhankelijk van één persoon.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een plattegrond met partytent, tafels, informatiebalie, optredens, activiteiten, toiletten, afvalpunten en vluchtroutes. Controleer daarna alle stroompunten en leg verlengkabels veilig buiten looproutes.
Bevestig leveringen en reserveringen 3 tot 5 dagen vooraf schriftelijk. Controleer vervolgens de voorraad op servies, bestek, dienbladen, tafeldecoratie, bewegwijzering en apparatuur zoals speaker, mengpaneel en microfoon.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal koelproducten zo laat mogelijk op. Berg voorraad gekoeld op en leg voor de opbouw een korte checklist klaar voor sleutels, terreincontrole, maaien, transport en afzetting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijkfestival organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Reserveer leveranciers en bevestig optredens bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wijkfestival?: Reken per gelijktijdig onderdeel op minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast een coördinator. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat mensen kunnen wisselen zonder gaten in de bezetting.
Wanneer maak je de plattegrond van een wijkfestival?: Maak de eerste plattegrond ongeveer 3 weken vooraf, zodra programma en activiteiten vaststaan. Controleer hem nogmaals 3 tot 5 dagen vooraf op stroom, looproutes, afzetting en gewijzigde leveringen.
Wanneer doe je boodschappen voor een wijkfestival?: Koop houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf en haal koelproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer de complete voorraad uiterlijk de avond vóór de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.